Willkommen in der Zukunft der Rechnungsstellung!
Stellen Sie sich vor, Sie leben in einer Welt ohne Papierstapel, in der jede Rechnung mit einem einfachen Klick versendet und empfangen wird – eine Welt, die nicht nur effizienter, sondern auch umweltfreundlicher ist. Die Zukunft der elektronischen Rechnung im B2B-Sektor ist keine ferne Vision mehr; sie wird bald Realität sein.
Aktuelle Gesetzeslage und kommende Änderungen:
Im Rahmen der ViDA-Initiative arbeitet die EU-Kommission an der Einführung eines neuen elektronischen Berichtssystems. Dieses wird die bisherigen zusammenfassenden Meldungen ersetzen. Die Umsetzung dieser Neuerungen ist für das Jahr 2028 geplant, mit vorbereitenden Anpassungen bereits ab 2024.
In Deutschland wurde bereits im April ein Gesetzentwurf vorgelegt, der die elektronische Rechnungsstellung verbindlich machen soll. Dieser Entwurf hat den Übergang vom Referenten- zum Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes erfolgreich durchlaufen. Eine EU-weite Regelung wird durch die bereits erteilte Zustimmung des EU-Rates vorweggenommen, die eine schnelle Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung erlaubt.
Was ändert sich konkret?
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine präzisierte Definition der „elektronischen Rechnung“ in Kraft. Elektronische Rechnungen müssen in einem spezifischen Format erstellt, versendet und empfangen werden, das die elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Sie müssen den europäischen Normen der Richtlinie 2014/55/EU sowie der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
Formate wie das XRechnungsformat im öffentlichen Sektor oder das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 erfüllen diese Anforderungen. Wichtig dabei ist, dass bei hybriden Rechnungen der strukturierte Datenteil als primär betrachtet wird – eine wesentliche Änderung gegenüber der bisherigen Praxis.
Rechnungen in anderen Formaten, wie z.B. per E-Mail versandte PDFs, werden ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnungen anerkannt. Obwohl die neuen Definitionen ab Januar 2025 gültig sind, tritt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung tatsächlich erst später in Kraft.
Wer muss elektronische Rechnungen stellen?
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft ausschließlich den B2B-Bereich. Diese Regelung gilt für Unternehmen, die entweder ihren Sitz, eine Hauptverwaltung oder eine Betriebsstätte im Inland haben. Eine bloße umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne tatsächliche Geschäftspräsenz reicht nicht aus, um der Pflicht zu unterliegen.
In dieser sich wandelnden Landschaft ist es entscheidend, dass Unternehmen sich frühzeitig anpassen, um den Übergang reibungslos zu gestalten und von den Vorteilen einer digitalisierten Rechnungsstellung zu profitieren.
