Sehr geehrte Leserinnen und Leser,
Für die Zukunftsfähigkeit eines Geschäftes ist es dieser Tage wesentlich, dass alle Geschäftsunterlagen und weitere Firmenprozesse zusammen passen sowie für alle Mitarbeiter stets ebenso wie von allerorts aus zugänglich sind. Um das zu garantieren, kommen leistungsstarke DM-Systeme zur Anwendung.
Gleichgültig ob digital oder noch analog: Firmen stehen heute vor der enormen Herausforderung, eine Vielfalt verschiedenster Dokumente, Geschäftsunterlagen wie auch weitere Daten effektiv zu speichern, zu bearbeiten und zu organisieren. Ergänzend kommt dazu, dass sie gesetzlich dazu aufgefordert sind, aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen revisionssicher sowie rechtskonform zu archivieren und fristgemäß zu vernichten.
Auf die Fragestellung, wie Betriebe diese Herausforderungen mit Erfolg schultern können, gibt es nur eine Entgegnung: mit einer adäquaten Dokumentenmanagementlösung.
Wirkmächtige Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, können Betrieben dabei helfen, jegliche Papierunterlagen zu digitalisieren und diese zusammen mit jeglichen elektronisch vorhandenen Datensammlungen wie E-Mails, Office-Dokumenten oder Portable Document Format-Dokumenten zentral zu archivieren und zu administrieren. Ferner können intelligente DMS-Lösungen dokumentenzentrierte Firmenprozesse optimieren, den operativen Wissenstransfer deutlich besser machen und gleichzeitig die natürlichen Ressourcen durch die Reduzierung des Papierverbrauchs schonen.
Die Papierflut wächst weiter!
Gleichwohl wir uns seit langem im digitalen Zeitalter befinden und der Einsatz zeitgemäßer DMS-Lösungen reichlich Chancen bietet, wertvolle Ressourcen einzusparen wie auch den Verbrauch an Papier zu senken, halten nach wie vor zahlreiche Unternehmen an einem papierzentrierten Dokumentenmanagement fest.
Laut den Ergebnissen des „Digital Office Index 2020“ von Bitkom spielt Papier in jedem vierten Betrieb noch eine sehr bedeutende Rolle: 8 von Hundert arbeiten gänzlich auf Basis von Papierdokumenten, 18 von Hundert weitestgehend papierbasiert und 36 von Hundert setzen circa zur Hälfte auf Papier und zur anderen Hälfte auf digitale Unterlagen.
Überdies sind 70 von Hundert der teilnehmenden Führungspersonen der Analyse „Papierlos Arbeiten Monitor 2020“ von Fellow Digitals davon überzeugt, dass das Ausdrucken unerlässlich sei.
Dennoch landet Vieles, was tagtäglich ausgedruckt wird, schon nach kurzer Zeit wieder im Häcksler.
Des Weiteren führt das papierbasierte Dokumentenmanagement mit Blick auf die beständig ansteigende Dokumentenmenge zu zeitintensiven Rechercheprozessen, nutzlosen Redundanzen, ineffektiven Arbeitsprozessen, verwirrenden Versionierungen bei Dokumenten und zu überforderten Arbeitnehmern. Außerdem können die Geschäftsbetriebe die gesetzeskonforme sowie revisionssichere Speicherung unter diesen Gegebenheiten meistens nicht vollständig erfüllen.
All dies kann längerfristig gesehen schädliche Folgen für die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit eines Geschäfts haben.
Folglich sollte jede Firma ein aktuelles DM-System nutzen.
Aktenberge gehören der Vergangenheit an!
Die Argumente, welche für die Nutzung eines DM-Systems sprechen, sind so zahlreich wie auch einleuchtend:
1. Informationen in Realtime durch unkomplizierten, standort- und endgeräteunabhängigen Zugriff auf Unternehmensprozesse!
In einem Dokumentenmanagementsystem werden sämtliche Betriebsunterlagen zentral aufgenommen, administriert, revisionsfest gespeichert sowie fristgemäß entfernt. Anhand verschiedenartiger Such- und Filterfunktionen ist jegliches Dokument in Sekunden aufzufinden sowie zugänglich – unabhängig vom Format, der Ursprungsquelle, dem Standort sowie dem Endgerät des Arbeitnehmers.
2. Mehr Spielraum für Produktivität!
Ein DM-System macht körperliche Archivräumlichkeiten und Aktenschränke unnötig. Stattdessen gibt es nur noch einen virtuellen Aktenschrank, in dem sämtliche Dokumente und Informationen des Geschäfts ihren Platz haben. Hierdurch können Betriebe die Aufwendungen für die Archivräumlichkeiten einsparen und den freigewordenen Platz für sonstige, effektivere Zwecke nutzen.
3. Green IT!
Durch die Implementierung einer DMS-Lösung können Unternehmen den Verbrauch an Papier, Tinte und Druckertoner erheblich reduzieren. Simultan werden die Kosten minimiert und die Natur geschont.
4. Optimale Gemeinschaftsarbeit durch verbesserte Transparenz!
Während Paierunterlagen für gewöhnlich nur von einem oder wenigen Beschäftigten zur gleichen Zeit einzusehen sind, können elektronische Betriebsunterlagen von unterschiedlichen Beschäftigten gleichzeitig abgerufen, weiterbearbeitet wie auch geshared werden. Die Versionierung passiert hierbei selbstständig. Zudem gibt eine Dokumentenhistorie genauen Aufschluss darüber, wer, wann, an welchem Dokument gearbeitet hat und was geändert wurde. Dies verbessert die Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit im Team immens.
5. Zufriedenere Kunden dank Informationsvorsprung!
Die Nutzung eines DM-Systems wirkt sich förderlich auf die Zufriedenheit der Kunden aus. Mit Wiedervorlageterminen wie auch Erinnerungen verringert sich z.B. die Chance, dass bei der Bearbeitung eine Kundenauftrages etwas vergessen, ein Fehler gemacht oder etwas nicht dokumentiert wird. Weiter können die Beschäftigten ständig und sofort jegliche Dokumente zu einem Auftrag aufrufen und dem Endkunden Feedback über den Bearbeitungsstand geben. Auf diese Weise erfährt dieser einen effizienteren ebenso wie besseren Kundenservice.
6. Revisionsfeste und rechtskonforme Speicherung und Entfernung!
Durch die Verwendung einer DMS-Lösung können Firmen aufbewahrungspflichtige sowie handels- und steuerrechtlich relevante Geschäftsunterlagen revisionssicher sowie gesetzeskonform speichern sowie fristgemäß löschen.
Auf dem Weg in den papierlosen Alltag!
Der papierlose Büroalltag bleibt in vielen Unternehmen weiterhin ein Wunschdenken.
Im Alltag bedeutet das mit Blick auf das Dokumentenmanagement, dass Tag für Tag unzählige Geschäftsdokumente und Belege ausgedruckt, kopiert, sortiert, abgeheftet, archiviert oder aber stundenlang recherchiert werden.
Starke DM-Lösungen können hier wirkungsvolle Abhilfe schaffen.
Sie stellen sicher, dass alle Geschäftsdokumente im Unternehmen revisionsfest, datensicher sowie gleichzeitig schnell auffindbar gespeichert sowie archiviert werden. Darüber hinaus ersparen sie ein ressourcenintensives Management von Dokumenten auf Papier, verbessern dokumentenbasierte Firmenprozesse und helfen Firmen dabei, die staatlichen Vorgaben zu erfüllen.
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