Im Worst Case nicht im Regen stehen dank IT-Notfallplan

Sehr geehrte Leser*innen,

ein ganz normaler Arbeitstag kann sich schnell zu einem Szenario des Chaos verwandeln: Unterdessen die Mitarbeiter gerade noch tüchtig dabei sind Tätigkeiten zu erledigen und die IT-Systeme ohne Probleme laufen, kollabiert blitzartig das Netzwerk zusammen. Kritische Daten sind keineswegs mehr verfügbar. Das gesamte operative Geschäft steht ruhig. In einer Welt, welche von digitalen Abhängigkeiten geformt ist, kann ein derartiger, unerwarteter Störfall, verheerende Konsequenzen haben.

Die Realität ist, dass wir uns in einem konstanten Katz-und-Maus-Spiel mit technischen Herausforderungen aufhalten, sei es durch Cyberangriffe, Naturkatastrophen oder auch technische Ausfälle. Ein gutes Netz aus Firewalls und Sicherheitsmaßnahmen ist außer Zweifel elementar, doch was passiert, wenn das Unvorhersehbare eintritt? Hier kommt der IT-Notfallplan ins Spiel – Ihr Rettungsanker im digitalen Ozean der Ungewissheit quasi.

Eskortieren Sie uns auf einer Reise durch die Umgebung der IT-Notfallplanung. In jenem Artikel beschreiben wir die Gründe, warum ebenjenes oft übersehene, jedoch lebenswichtige Tool den entscheidenden Gegensatz zwischen einem kurzzeitigen Problem und einem möglichen Fiasko für Ihr Unternehmen darstellen kann. Lassen Sie uns miteinander in die Tiefe gehen, um zu begreifen, wie Sie Ihre Organisation vor den Gefahren der digitalen Welt schützen können. Denn in der Ära der digitalen Verknüpfung ist es keinesfalls die Frage, ob ein Ernstfall eintritt, sondern wann – und wie gut Sie darauf vorbereitet sind.

IT-Notfallplanung: So geht’s los

Was genau ist IT-Notfallplanung und welche Ziele werden hierbei verfolgt? Ein deutliches Bewusstsein über die Grundpfeiler des Worst-Case-Plans bestimmt die Basis für eine effektive Vorbereitung. Die folgenden Faktoren formen die Basis eines jeden IT-Notfallplans:

1. Risikoanalyse und Identifikation von Bedrohungen: Die Grundlage jeder optimalen Notfallplanung ist eine umfassende Risikoanalyse. Es gilt festzustellen, welchen möglichen Bedrohungen Unternehmen gegenübergestellt sind, um bewusst gegen diese vorgehen zu können.
2. Business Impact Analysis (BIA): Die BIA ist ein wichtiger Step, um die Auswirkungen von IT-Ausfällen auf das Unternehmen zu verstehen sowie passende Methoden folgern zu können.
3. Entwickeln von Notfallstrategien: Basierend auf den identifizierten Gefahren sowie der BIA müssen Notfallstrategien für das Unternehmen abgeleitet werden. Dabei ist es empfehlenswert, auf bewährte Praktiken zurückzugreifen, aber dennoch individuelle Entscheidungen zu treffen.
4. Erstellung von Notfallplänen: Der tatsächliche Notfallplan formt das Kernstück der Vorbereitung. Im nächsten Abschnitt des Blog-Beitrags geben wir Ihnen einen Leitfaden an die Hand, wie ein IT-Notfallplan strukturiert werden sollte, um in kritischen Situationen tiefgreifend zu schützen.
5. Technologische Aspekte der IT-Notfallplanung: Eine effektive IT-Notfallplanung umfasst ebenso die Absicherung sowie Rückgewinnung von Daten. Die Cloud offeriert heute vielfältige Möglichkeiten für eine Notfallwiederherstellung.
6. Testen und Aktualisieren von Notfallplänen: Ein Notfallplan ist nur so nützlich wie seine Umsetzbarkeit. Testsimulationen sind demgemäß notwendig und tragen hierzu bei, Schwachpunkte in der Konzeption zu entdecken. Die IT-Landschaft verändert sich andauernd, daher ist ebenso eine kontinuierliche Aktualisierung der Notfallpläne entscheidend.
7. Kommunikation und Schulung: In einem Ernstfall ist effiziente Kommunikation entscheidend. Für einen optimalen IT-Notfallplan müssen also auch erprobte Praktiken für die Kommunikation – intern sowie extern – gecheckt werden, um den Schaden zu minimieren.

Übrigens: Das Bundesamt für Sicherheit in der Informations-Technik (kurz: BSI) in Deutschland bietet umfassende Ressourcen wie auch Leitlinien zur IT-Notfallplanung. Ihre Publikationen und Studien sind eine hervorragende Anlaufstelle für organisationsübergreifende Standards und Best Practices.

Was muss in einen IT-Notfallplan unbedingt rein?

Ein guter IT-Notfallplan sollte vorteilhaft strukturiert und ausführlich sein, um zu gewährleisten, dass das Unternehmen in jeder vorstellbaren Krisensituation handlungsfähig bleibt. Genau wie jedes Unternehmen ein Unikat ist, muss auch jeder IT-Notfallplan zugeschnitten sein. Doch im Folgenden haben wir eine allgemeine Struktur festgelegt, die als Richtlinie für die Anfertigung eines persönlichen IT-Notfallplans nützen kann:

1. Executive Summary und Verantwortlichkeiten
   Der IT-Notfallplan sollte mit einer kurzen Einleitung starten, in welcher die Bedeutung des Dokuments erläutert wird, folgend von der Angabe eines „Notfallteams“. Die Verantwortungsbereiche und Zuständigkeiten sollten völlig klar und eindeutig mit der Benennung der Teilnehmer des Notfallteams geklärt sein. Ebenso sollten etwaige externe Dienstleister auf dem Blatt gelistet sein, die im Notfall konsultiert werden sollten.
2. Handlungsszenarien für Ernstfälle
   Im Herzstück des IT-Notfallplans sind alle zuvor identifizierten Bedrohungen und möglichen Gefahren (z. B. Naturkatastrophen, Cyberangriffe, Hardwareausfälle usw.) aufzulisten plus mit hinterlegten Strategien zu bestücken, wie beim Eintritt dieser Szenarien zu reagieren ist. Die Szenarien sollten dabei im Sinne ihres Eintrittsrisikos eingestuft sowie gewichtet werden. Obendrein sind zuoberst gleich zu ergreifende Notfall-Maßnahmen zu erörtern, sofern diese festgelegt wurden. Sollten gewisse Ressourcen (Hardware, Software, Personal) für einzelne Szenarien nötig sein, ist diese Tatsache dediziert pro Bedrohungsart anzugeben.
3. Notfallkommunikation
   Außerdem sind konkrete Verfahren für die interne Kommunikation während eines Notfalls zu definieren und festzusetzen. Selbstverständlich ist ebenso zu bestimmen, wie Kunden, Partner und die Öffentlichkeit zu informieren sind und welche Person für diese Ausgabe zuständig ist.
4. Datensicherung und Wiederherstellung
   Die vorhandenen Backup-Routinen kritischer Daten sind zu erörtern und durch eindeutige Wiederherstellungspläne zu vervollständigen. Hierbei sind eindeutige Abläufe zur Wiederherstellung verschiedener Arten von Daten und Systemen zu definieren.

Ein kompetenter IT-Notfallplan ist elastisch, klar nachvollziehbar und involviert alle relevanten Akteure im Unternehmen. Er muss in regelmäßigen Abständen überprüft, aktualisiert sowie an die sich wechselnden Bedrohungen und Unternehmensanforderungen angeglichen werden. Außerdem sollten sämtliche Notfälle und die durchgeführten Maßnahmen protokolliert werden, um eine entsprechende Nachbereitung durchführbar zu machen. Nach jeglicher Krise gilt es zu ermitteln, wie der Notfallplan durchgeführt wurde und was für Verbesserungspotentiale es gibt.

Tipp: Sehen Sie jede Krise als Lerngelegenheit, um den Notfallplan kontinuierlich zu optimieren. 
Es ist darüber hinaus nützlich, wiederkehrende Notfallübungen einzuplanen, um die Wirksamkeit des Plans zu kontrollieren und Schulungen für Angestellte zu offerieren, um ihre Rolle im Notfall zu verstehen und zu erproben. Ein weiterer signifikanter Aspekt: Achten Sie auf die Tatsache, dass der Plan mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften übereinstimmend ist. Besonders im Zeitalter der DSGVO ist eine Notfallplanung innig mit Compliance verbunden. Es ist unerlässlich, dass Firmen ihre IT-Notfallstrategien mit den geltenden Datenschutzbestimmungen in Harmonie bringen.

In diesem Artikel sollte deutlich geworden sein, dass eine IT-Notfallplanung kein Wohlstand, sondern eine unverzichtbare Investition in die Langlebigkeit eines Unternehmens ist. In einem sich permanent wandelnden digitalen Umfeld sind kluge Maßnahmen und Vorbereitungen auf den schlechtesten Fall der Schlüssel zur Sicherstellung der Unternehmenskontinuität – seien Sie gewappnet. Vorbereitung ist das halbe Leben. Dies gilt auch in Sachen IT-Sicherheit.

Sollten Sie Hilfe bei der Erstellung eines individuellen IT-Notfallplans haben, dann sind wir gerne Ihr qualifizierter Partner an der Seite. Schreiben Sie uns einfach an – wir freuen uns, von Ihnen zu hören!