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IT-Knowledge Management: Wie gelingt IT-Wissensmanagement im Unternehmen?

17.10.2022 - Der demografische Wandel führt zum einen zu einem Mangel qualifizierter Nachwuchskräfte und Fachkräfte und zum anderen sorgt er für massive Wissensverluste durch die steigenden Fluktuationsraten und das altersbedingte Ausscheiden vieler Mitarbeiter*innen aus dem Berufsleben. Vor diesem Hintergrund ist es für Unternehmen essenziell, das wertvolle Wissen der Wissensträger strukturiert festzuhalten und die nachfolgenden Mitarbeiter*innen damit zu qualifizieren - insbesondere im IT-Bereich. Aufgrund der Brisanz dieser Thematik verraten wir Ihnen in unserem heutigen Blogbeitrag unter anderem, was IT-Wissensmanagement genau bedeutet und welche Aufgaben eine erfolgreiche IT-Wissensmanagementstrategie umfassen sollte.

Sehr geehrte Leser*innen,

heute verändert sich das implizite sowie explizite IT-Wissen ständig. Belastend kommt hinzu, dass das kostbare IT-Wissen zunehmend in unterschiedlichen Formen sowie an unterschiedlichsten Orten gelagert wird, beispielsweise in E-Mails, Datenbanken, Support-Tickets oder aber in den Köpfen der IT-Mitarbeiter*innen. Gerade im Hinblick auf den demografischen Umbruch ist es für Unternehmen unerlässlich, eine optimal intakte IT-Wissensmanagementstrategie zu etablieren. Denn bloß auf diese Weise können sie sicherstellen, dass spontane sowie nötige Entscheidungen weiterhin zur rechten Zeit getroffen werden können. Was Wissensmanagement genau bedeutet und welche Aufgaben eine gut funktionierende Wissensmanagementstrategie umfassen sollte, erfahren Sie in dem nachfolgenden Beitrag.

Fast kein anderes Phänomen hat heute so zahlreiche wie auch langanhaltende Folgen auf die Betriebe, wie der demografische Wandel. Zum einen führt er zu einem Mangel kompetenter Nachwuchskräfte und Fachkräfte. Zum anderen steht er für starke Wissensverluste durch die steigenden Fluktuationsraten sowie das altersbedingte Ausscheiden vieler Mitarbeiter*innen aus dem Berufsleben.

Die Resultate einer gegenwärtigen Studie des Wirtschaftsforschungsinstituts Prognos für die Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft bestätigen, dass bereits im Jahr 2025 2,9 Millionen Fachkräfte am deutschen Arbeitsmarkt fehlen werden. Im Jahr 2031 wird die Leerstelle mit 3,6 Millionen nicht vorhandenen Fachkräften ihren Gipfel erlangen.

Vor diesem Hintergrund ist es für Betriebe essenziell, das kostbare Know-how der Wissensträger mit System festzuhalten wie auch die nachfolgenden Arbeitnehmer*innen damit zu qualifizieren – insbesondere im IT-Bereich.

Ein bewährtes Mittel dafür ist agiles IT-Wissensmanagement!

Definition: Was versteht man unter IT-Wissensmanagement!

Unter dem Ausdruck „IT-Wissensmanagement“ oder „Knowledge Management“ werden alle strategischen wie auch operativen Aktivitäten eines Betriebs verstanden, die den Erwerb, die Benutzung, die Weitergabe und die Speicherung von IT-Wissen optimieren.

Dabei werden zwei Arten von Wissen unterschieden: explizites und implizites IT-Wissen.

• Explizites Wissen: Beim expliziten IT-Wissen dreht es sich um dokumentiertes und reproduzierbares IT-Wissen, wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen oder Berichte.
• Implizites Wissen: Beim impliziten IT-Wissen währenddessen handelt es sich um Know-how, das auf der Eingebung, den Erfahrungen und den Fähigkeiten bestimmter IT-Fachkräfte basiert. Daher ist es ausschließlich in den Köpfen der IT-Wissensträger gelagert und daher schwer reproduzierbar beziehungsweise kopierbar, wie etwa das Know-how einer umfassenden Problembehebung einer Computersoftware.

Analog zu diesen beiden Wissensarten werden im Wissensmanagement zwei Lösungswege unterschieden: die People-to-Document-Strategie und die People-to-People-Strategie.

• People-to-Document-Strategie: Hierbei handelt es sich um ein Konzept, das eine allgemeine Verfügbarmachung von IT-Wissen an zentralen Standorten anstrebt. Diesbezüglich bieten sich insbesondere Standard-Inhalte mit geringerem Komplexitätsgrad und einer längeren Laufzeit an.
• People-to-People-Strategie: Im Unterschied hierzu beschäftigt sich die People-to-People-Strategie mit der interpersonellen Zurverfügungstellung sowie dem gewinnbringenden Gebrauch von IT-Wissen im Unternehmen. Die Strategie ist hauptsächlich für umfangreiches Expertenwissen geeignet.

Ressource „IT-Wissen“ richtig nutzen!

Der kluge Umgang mit einem IT-Wissenskapital ist heute ein erfolgskritischer Faktor für jedes im Wettbewerb stehende Unternehmen. Gerade in Zeiten, in denen sich das IT-Wissen begründet durch die fortschreitende Digitalisierung sowie globale Vernetzung schneller ändert, sind Werkzeuge und Methoden des IT-Wissensmanagements agiler geworden.
Wenngleich das IT-Wissensmanagementsystem der ersten Generation größtenteils aus gemeinschaftlichen Wissensdatenbanken bestand wie auch die Aufgabe hatte, diese einzurichten und zu pflegen, hat das IT-Wissensmanagement heute entscheidend mehr Tätigkeiten. Dazu gehören:

1. IT-Wissensidentifikation: Die IT-Wissensidentifikation befasst sich mit der Auswertung sowie Beschreibung des IT-Wissensumfeldes des Unternehmens. Das Ziel ist es, eine Aufstellung aller internen sowie externen Informationen, Ressourcen sowie Fähigkeiten eines Betriebs zu erhalten.

2. IT-Wissensentwicklung: Die IT-Wissensentwicklung beschäftigt sich mit der Entwicklung von neuem IT-Wissen in Betrieben, beispielsweise durch angepasste Lernprozesse, performante digitale Tools oder innovative didaktische Ansätze. Das Ziel ist es, das IT-Wissen auf Dauer ins eigene Unternehmen zu bringen und sich einen Markt- bzw. Wettbewerbsvorteil zu besorgen.

3. IT-Wissenserwerb: Beim IT-Wissenserwerb dreht es sich darum, innovatives IT-Wissen nicht unternehmensintern zu erarbeiten, sondern außerhalb zu erwerben, beispielsweise durch die Kooperation mit einem Managed-Services-Provider. Das Ziel ist es, einen sofortigen Zugriff auf spezialisiertes IT-Expertenwissen zu erhalten, um beispielsweise künftige IT-Projekte rascher umsetzen zu können.

4. IT-Wissensverteilung: Bei der IT-Wissensverteilung beschäftigt man sich mit der Thematik, wie IT-Informations-Silos aufgebrochen werden können, um das bereits existierende IT-Wissen optimal zu verteilen.

5. IT-Wissensnutzung: Die IT-Wissensnutzung beschäftigt sich mit der Thematik, wie das vorhandene IT-Wissen ideal gebraucht werden kann, um IT-bedingte Wertschöpfungsprozesse zu optimieren und dabei den Ressourceneinsatz zu verringern.

6. IT-Wissensbewahrung: Die IT-Wissensaufbewahrung ist ein zentrales Arbeitsfeld eines umfassenden IT-Wissensmanagements. Das Ziel ist es, das IT-Wissen auf lange Sicht, mitunter gar über einige IT-Mitarbeiter*innen-Jahrgänge hinweg zu sichern, zu aktualisieren sowie vor allem vor Datenverlusten sowie internen wie externen Angriffen zu schützen.

7. IT-Wissensbewertung: Bei der IT-Wissensbewertung geht es darum, die Effektivität und den Zielerreichungsgrad einer Wissensmanagementstrategie zu evaluieren.

IT-Wissensmanagement: Die unterschiedlichen Modelle des IT-Wissensmanagements!

Es gibt mittlerweile eine Menge verschiedener Modelle von IT-Wissensmanagementsystemen auf dem Markt, die das Thema IT-Wissensmanagement zu konzeptualisieren versuchen. Zu den Bekanntesten gehören.
• das Wissensmanagement nach Nonaka und Takeuchi
• das geschäftsprozessorientierte IT-Wissensmanagement
• das Knowledge Engineering
• das Wissensmarkt-Modell

IT-Wissensmanagement: Die Vorteile!

Ein IT-Wissensmanagementsystem ist zu vergleichen mit einem natürlichen Gehirn. Der wesentliche Unterschied besteht jedoch daraus, dass es sich aus dem impliziten und expliziten Wissen vieler Köpfe zusammensetzt und dem Unternehmen somit etliche Vorteile und Möglichkeiten bringt.

Dazu zählen unter anderem:

• volle Klarheit plus den Gesamtüberblick über die Kenntnisse sowie das IT-Wissen aller Arbeitnehmer*innen
• nachhaltige Aufzeichnung, welche Erfolgspunkte und Misserfolge deutlich erkennbarer macht
• frühzeitiges Ausmachen von Chancen und Gefahren
• optimierte teaminterne, aber abteilungsübergreifende Interaktion dank einer gemeinsamen IT-Wissensgrundlage  
• schnellere Lösungsfindung bei IT-Problemen
• optimierter Kundenservice sowie Qualitätssteigerung
• Wachstum der Kundenzufriedenheit angesichts verbesserter IT-Produkte wie auch IT-Dienstleistungen
• schnelleres Time-to-Market angesichts eines inneren IT-Wissensmanagements
• Umgehung von Doppelarbeiten angesichts zentraler Bündelung und Zugriffsmöglichkeit von Informationen, Best Practices und Antworten für sämtliche IT-Experten
• Multiplikation von IT-Expertenwissen

Fazit: IT-Wissensmanagement lohnt sich!

IT-Wissensverlust kann Betrieben hochpreisig zu stehen kommen. Kein Wunder also, dass der Gebrauch von leistungsfähigen IT-Wissensmanagementsystemen mit der wachsenden Größe des Unternehmens, der IT-Wissensbasis und der IT-Wissensmitarbeiter*innen an Relevanz bekommt. Eine umfangreiche und gut funktionierende IT-Wissensmanagementstrategie gibt Unternehmen die Möglichkeit, das geballte IT-Wissen ihrer Mitarbeiter*innen zu identifizieren, zu analysieren, aufzubereiten, zu organisieren und weiterzugeben – doch auch zu messen wie auch zu evaluieren.

Wollen auch Sie mit leistungsfähigen IT-Wissensmanagement-Tools den Wissenstransfer im Rahmen Ihres Unternehmens verbessern und damit die Auswirkungen von IT-Wissensverlusten minimieren? Oder haben Sie noch Fragen zum Thema? Kontaktieren Sie uns.

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