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IT-Onboarding: Neu gewordene Kollegen erfolgreich und sicher einbinden!

13.09.2021 - Es gibt keine nächste Möglichkeit für einen Ersteindruck – dies gilt insbesondere im Recruitingprozess. Damit neue Kollegen nicht schon in der Probezeit wieder kündigen, ist ein wohlüberlegtes Onboarding unter Einbeziehen unterschiedlicher Firmenbereiche, vornehmlich der IT, grundlegend. Was Unternehmen beim Onboarding-Verfahren aus dem Blickwinkel der Informationstechnologie einbeziehen müssen, lernen Sie in dem untenstehenden Blogbeitrag.

Sehr geehrte Leserinnen und Leser,

In einer umkämpften Marktumgebung, in welcher qualifizierte Facharbeiter regelmäßig ihren Arbeitsplatz verändern, wird ein systematisches und wohlüberlegtes Onboarding-Verfahren immer bedeutender. Zum einen schafft es einen optimalen Ausgangspunkt sowie eine erfolgreiche Integration hinzugewonnener Arbeitnehmer in den Betrieb, zum anderen profitieren Betriebe durch eine optimierte Produktivität wie auch eine nachhaltige Bindung des Mitarbeiters und die dadurch fallenden Kosten für Mitarbeiterfluktuation.

Laut der aktuellen Erhebung "Onboarding im Wandel" erstellt von Haufe haben gegenwärtig 83 % der teilnehmenden Firmen erkannt, dass in Zeiten des Fachkräftemangels das Onboarding alternativlos ist, um neu gewonnene Arbeitnehmer schnell ins Unternehmen einzugliedern wie nachhaltig zu binden. Gleichzeitig sind sie davon überzeugt, dass der Wechsel von Mitarbeitern im Startjahr durch verwendete Onboarding-Maßnahmen verringert werden konnte. 93 % der Geschäftsbetriebe sind ebenso der Auffassung, dass durch gründliche Einarbeitung die zwischenmenschliche Eingliederung der neu eingestellten Kollegen verstärkt und vorangetrieben werden kann. 92 % der Geschäftsbetriebe stimmten weiter zu, dass dies ebenso für die fachspezifische Einbindung angenommen werden kann.

Ungeachtet ebendieser Onboarding Maßnahmen erzählen 30 % der Betriebe von Situationen, in welchen neu eingestellte Mitarbeiter noch vor dem ersten Arbeitstag wieder gekündigt haben. Gegebenenfalls, da sie sich zu schwach willkommen gewähnt haben, im Großen und Ganzen an der anzutretenden Stelle gezweifelt oder vom zukünftigen Arbeitsherren bis zum ersten Arbeitstag nichts mehr gehört haben?

Somit reicht es insofern nicht, die neuen Mitarbeiter mit einem warmen Händedruck am Empfang zu erwarten – eher sind durchdachte Onboarding-Mittel vonnöten, welche in den Monaten und Tagen vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn des neu gewonnenen Arbeitnehmers angewandt werden. Dazu zählt gleichfalls das IT- Onboarding.

Auf den Auftakt kommt es an!

Nunmehr ist annähernd jedes Unternehmen auf eine performante IT-Infrastruktur angewiesen. Sei es für das Aufgabenfeld eines einzelnen Angestellten, die Verwaltung und Optimierung von Tätigkeiten sowie Betriebsabläufen oder den Informationsaustausch innerhalb von Projektteams, zu Auftraggebern oder auch mit Lieferanten.

Insofern ein komplett ausgestatteter Büroarbeitplatz nicht allein für einen ersten vorteilhaften Gesamteindruck sorgt, sondern gleichermaßen für die kommende Entfaltung sowie die Produktivität eines Mitarbeiters bedeutend ist, nimmt die Unternehmens-IT beim wirkungsvollen Onboarding eine wesentliche Rolle ein.

Beim Eingliederungsprozess ist die Betriebs-IT in erster Linie dafür zuständig, dass der Arbeitsbereich eines neu gewonnenen Beschäftigten vor seinem Eintrittsdatum aufgesetzt wird. Dazu gehören neben dem Erwerben sowie dem Zur Verfügung stellen der passenden Hardwarekomponenten, die Installation und das Einrichten aller eingesetzten Tools, Accounts sowie Berechtigungen. Darüber hinaus sollten unter anderem Security-Awareness-Weiterbildungen für die Aspekte IT-Security und Informationssicherheit erstellt und umgesetzt werden, um die hinzugewonnenen Beschäftigten von Beginn an für sicherheitsrelevante Themenbereiche empfänglich machen und bestärken zu können.

Übersehen Sie beim Onboarding auf gar keinen Fall die Unternehmens-IT!

Bis heute existieren eine Menge Unternehmen, in denen das informationstechnologische Onboarding nicht zufriedenstellend einbezogen wird. Im Zuge dessen kann sich ein ungeeignetes oder lückenhaftes Onboarding-Vorgehen negativ auf die Mirarbeiteridentifikation auswirken und gelegentlich eine Unwägbarkeit für die IT-Sicherheit, Information Security, Internetsicherheit und darüber hinaus den Datenschutz darstellen.

Somit ist das IT Onboarding für Firmen wesentlich.

Angesichts dessen hat sich IT-seitig im Onboarding das folgende Vorgehen bewährt:

1. Selektion der idealen Hardwarekomponenten

Bei der Wahl der passenden Hardware ist zu beachten, dass alle Abteilungen und Anwendungsverantwortlichen von der IT, über die Personalabteilung bis hin zu den Fachuntergliederungen in den Entscheidungsprozess mit eingebunden werden.
In einem gemeinschaftlichen Dialog gilt es festzulegen, welche Hardware, Peripheriegeräte wie sonstigen Zubehör der hinzugewonnene Angestellte benötigt. Ist die Hardware noch nicht vorhanden, muss sie von der IT in Koordination mit der Einkaufsabteilung angeschafft werden. Sofern die Hardware verfügbar ist, erfolgt die Ausstattung des Arbeitsplatzes mit dem festgelegten Arbeits-Equipment sowie die Inbetriebnahme wie auch Überprüfung der Netz- sowie Telefonieverbindung.

2. Bestimmung der notwendigen Applikationen sowie der Nutzungsrechte.

Parallel zur Ausstattung des physischen Arbeitsplatzes sollte die benötigte Computersoftware ausgemacht werden. In Abhängigkeit von Jobprofil benötigt der neu gewonnene Kollege zusätzlich zu den üblichen Anwendungen wie bspw. MS Office ebenfalls unternehmensspezifischere Softwareanwendungen, wie etwa ein spezielles Warenwirtschafts-System, Grafik-Tools oder etwa InDesign. Die Unternehmens-IT wird im Voraus überprüfen, ob Userlizenzen beschafft bzw. hinzufügt werden müssen. Folgend gilt es, die Applikationen zu installieren, die Benutzerberechtigungen zu vergeben und den E-Mail-Account des neu gewonnenen Kollegen aufzusetzen.

3. Umsetzung der Zeiterfassung

Entsprechend einem Urteil des EuGH vom 14.05. 2019 sind Betriebe in der Verpflichtung, Werkzeiten von Arbeitnehmern zu protokollieren. Folglich sollte für jeden neuen Angestellten ein individuelles Zeitkonto erstellt werden, um dessen Arbeitszeiten gleich vom 1. Tag an erfassen zu können.

4. Schaltung der Zutrittskontrolle

In vielen Unternehmen wird die Zutrittskontrolle technologisch geführt. Die IT-Abteilung sollte die entsprechenden Geschäftsbereiche freischalten, damit der hinzugewonnene Kollege nicht vor verriegelten Türen steht.

5. Verfügbarmachung, Verwaltung und Sicherung portabler Endgeräte

Die meisten Unternehmungen offerieren ihren Arbeitnehmern für das mobile Arbeiten die Verwendung mobiler Devices. Wird ein neu gewonnener Angestellter mit einem portablen Device wie zum Beispiel einem Notebook, einem Tablet-PC oder einem Handy ausgerüstet, sollten diese Endgeräte in einer Mobile-Device-Management-Lösung geführt werden. Um die Sicherheit beim mobilen Arbeiten zu steigern, sollten die verwendeten Devices u.a. durch eine Virenschutzsoftware, ein Firewall-Sicherungssystem, eine Zwei-Faktor-Authentisierung und eine Harddriveverschlüsselung gesichert werden. Zusätzlich sollte ein Virtual Private Network, kurz VPN, realisiert werden, um neuen Beschäftigten einen abgesicherten Remote-Zugang auf das Unternehmensnetz zu gewähren.

6. Briefing und Kurse zu sicherheitskritischen Themen

Bei Stellenantritt erfolgt die IT-seitige Einweisung des hinzugewonnenen Arbeitnehmers in die Technologie, Softwaresysteme wie auch die IT-Security. Darüber hinaus sollte die IT-Abteilung den neuen Mitarbeiter mit den Bestimmungen für die Internetnutzung sowie mit dem unternehmensweiten Datenschutzprozess vertraut machen. Weiterhin sollten in den 1ten Beschäftigungsmonaten Security-Awareness-Trainings für die Themengebiete IT-Security und Informationsschutz terminiert und vorgenommen werden, um die hinzugewonnenen Angestellten von Beginn an für securityrelevate Themen empfänglicher machen und stärken zu können.

Der erste Eindruck zählt!

Besonders in den ersten hundert Tagen ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass neu rekrutierte Angestellte wieder kündigen. Oftmals werden hierfür entsprechend der aktuellen softgarden-Auswertung „Probezeit für Arbeitgeber“ ein negatives Arbeitsklima, zu große Erwartungen an die Unternehmenskultur oder die Enttäuschung über den herrschenden Managementstil als Grund angegeben.

Deswegen ist es geboten, dass neue Arbeitskollegen vor allem in der Startzeit mithilfe eines sinnvoll durchstrukturierten und mit System aufgebauten Onboarding-Prozederes an die Hand genommen und in das Unternehmen eingebunden werden.

Möchten auch Sie erfahren, wie Sie ein planvolles sowie effizientes IT-seitiges Onboarding aufsetzen können, welches es den Arbeitnehmern ermöglicht, auf simple sowie motivierende Weise durchzustarten? Dann stehen wir Ihnen gerne jederzeit mit unserer Expertise zur Verfügung! Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

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