Sehr geehrte LeserInnen,

Microsoft Exchange ist eine Kommunikations- wie auch Kollaboration-Plattform, die E-Mail, Kalender, Kontakte sowie Tätigkeiten unter einer entsprechenden Oberfläche zusammenfasst. Exchange bietet zusätzliche Funktionen, wie die Möglichkeit, Nachrichten an andere Exchange-Benutzer zu schicken, Termine zu erstellen und zu teilen, Kontakte zu organisieren sowie Aufgaben zu erstellen und zu überwachen.

Microsoft Exchange ist eine wesentliche Komponente von Office 365, einem cloudbasierten Dienst, der Benutzern die Option bietet, auf deren E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben von jedem internetfähigen Endgerät aus zuzugreifen. Die Microsoft Exchange Cloud ist ein beliebter E-Mail-Service, der vielen Unternehmen eine verlässliche und sichere E-Mail-Lösung liefert. Mit der neuen Microsoft Exchange Cloud können Firmen ihre E-Mail-Accounts in der Cloud hosten und so von überall auf deren E-Mails zugreifen.

Microsoft Exchange ist jedoch viel mehr als ein E-Mail-System: Exchange enthält auch Unified Messaging, E-Mail-Archivierung, intelligente Anti-Spam- und Anti-Viren-Filter sowie eine Anti-Viren-API für Antivirensoftware von Drittanbietern, Mail-Verschlüsselung mit S/MIME, eine umfangreiche Suchfunktion und vieles mehr.

Ein weiteres relevantes Feature von Microsoft Exchange ist die Ressourcenverwaltung. Vorhandene Geräte wie Beamer oder Laptops, aber auch Firmenwagen, lassen sich Besprechungsräumen oder Teams zuordnen. Mit der Ressourcenverwaltung lässt sich gewährleisten, dass Meetings problemlos stattfinden, da immer auch wirklich die korrekten Räumlichkeiten und Geräte zur Verfügung stehen.

Der Gebrauch von Microsoft Exchange hat etliche Vorzüge, so ist die Lösung beispielsweise anpassbar, mit verschiedenen Typen betreibbar, mit jedem Betriebssystem nutzbar und bringt eine tiefe Einbindung in die Microsoft-365-Office-Anwendungswelt.

Welche Möglichkeiten gibt es, Exchange zu betreiben?

Es gibt zwei Möglichkeiten, um die Groupware-Lösung Exchange zu betreiben: Auf dem hauseigenen Server oder mittels Cloud. Selbst hybride Mischformen der Server-Installation und des Online-Services sind mit Exchange machbar. Entschließt man sich für die Cloud-Version, kann man entweder die Microsoft Cloud wählen oder Exchange auf Webservern von Drittanbietern hosten.

• On-Premise – Hosting auf dem eigenen Server: Um Exchange in die private, bestehende IT-Infrastruktur eingliedern zu können, sind eine Serverlizenz sowie eine sogenannte Clientzugriffslizenz (Client Access Licenses, CAL) nötig. Bloß wenn man beiderlei hat, ist man befugt, Microsoft Exchange auf der eigenen Hardware in seinem Rechenzentrum zu verwenden.

• Exchange Online – Hosting in der öffentlichen Microsoft Cloud: Im Rahmen des Onlinedienstes Microsoft 365 kann der Exchange Server in der Microsoft-Cloud gehostet werden. Um diese Version gebrauchen zu können, braucht es eine sogenannte User Subscription License (USL). Hiermit ist man berechtigt, Microsoft Exchange Server als SaaS zu nutzen – gleichzeitig ist jedoch auch ein simultaner Betrieb im eigenen Rechenzentrum erlaubt, sodass sich flexibel hybride Hosting-Szenarien realisieren lassen.

• Exchange-Server-Hosting – Hosting über eine DSGVO-konforme Public Cloud-Landschaft innerhalb Europas: Statt die Microsoft Cloud zu gebrauchen, kann man Exchange auch über einen Drittanbieter hosten. Webhosting-Provider oder IT-Dienstleister, welche bei Microsoft jeweilige Lizenzen erworben haben, bieten ein Exchange-Hosting öfters in Form bedarfsgerechter Tarifpakete an, welche sich passgenau an die Erfordernisse des Unternehmens anpassen lassen können.

Welches Nutzungsmodell ist denn jetzt am besten für mich? Das hängt vor allem von der Größe des Unternehmens ab. Für kleine bis mittelständische Unternehmen bieten sich cloudbasierte Services an, da sie in der Regel weder über die Möglichkeiten noch über das notwendige Personal verfügen, welches für die Installation und Wartung des Microsoft Exchange Servers notwendig sind. Wer höchste Kontrolle über Backups, Datenschutz plus Co. haben möchte, für diesen kommt hingegen bloß der Betrieb im privaten Rechenzentrum infrage – nur bei dieser Betriebsvariante obliegt einem eine Datenhoheit, was für die Firmen ein zentraler Aspekt ist.

Ist Microsoft Exchange denn auch sicher?

Microsoft Exchange bietet Anwendern eine ganze Reihe von Sicherheitsfunktionen, welche ihnen dabei behilflich sind, die Befolgung von gesetzlichen Richtlinien sicherzustellen und Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Generell lässt sich sagen: Exchange gewährt es Unternehmen, die Kontrolle über ihre E-Mail-Kommunikation, ihre Kontakte und Termine zu haben. Es kann garantiert werden, dass bloß autorisierte Personen Zugriff auf Daten bekommen.

Aber genügt das aus? Der Datenschutz ist heutzutage ein großes Thema, besonders für Unternehmen aus Europa. Mit der Implementierung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die Vorgaben an die Sicherheit personenbezogener Daten deutlich gestiegen. Auch Microsoft Exchange unterliegt natürlich der DSGVO. Wer hier auf Nummer sicher setzen möchte, wählt die On-Premise-Variante – bei dieser sind die Daten im eigenen Haus und man hat die volle Datenhoheit. Fehlen einem dafür Mittel, dann bietet es sich an, Exchange über einen Partner in der Cloud zu betreiben. Doch Achtung: Das Rechenzentrum, in welchem die Daten gespeichert sind, sollte sich in Europa (für deutsche Unternehmen im besten Fall in Deutschland) befinden und nach ISO27001-zertifiziert sein!

Rund um das Thema DSGVO stellt Microsoft einen umfangreichen Leitfaden zur Verfügung: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/security-and-compliance/gdpr-compliance?view=o365-worldwide

Wollen Sie Microsoft Exchange verwenden oder Ihre existierende Infrastruktur verbessern? Um was es auch geht: Sprechen Sie uns gerne an!