Sehr geehrte Leser*innen,
die einen lieben es, die anderen hassen es, aber definitiv jeder kennt es: Die Rede ist von der Software Excel aus dem Hause Microsoft. Aber obwohl Excel extrem bekannt ist, kennen die Meisten nur einen Bruchteil der Features dieses mächtigen Tools. Denn Excel könnte deutlich mehr als „irgendwas mit Tabellen“. Wir beleuchten, was hinter diesem Allround-Talent an Computersoftware liegt.
Excel: Die wichtigsten Funktionen von Microsoft Excel im Überblick
Zuallererst mal sollte man über Excel verstehen, dass diese Computersoftware dafür dient, Tabellen zu erstellen. Es wird also primär hierfür benutzt, Daten sinnvoll zu verzeichnen und zu sichern – zum Beispiel Kundenlisten samt Vornamen, Nachnamen, Telefonnummern etc. Um jene Daten äußerst strukturiert und optisch attraktiv darstellen zu können, bietet Excel übrigens verschiedene kostenlose Vorlagen.
Excel eignet sich indes nicht nur für die Dateneingabe und die optische Aufbereitung dieser Daten, nein. Läuft man über diese Ebene hinaus, wird Excel erst so wirklich spannend: Dieses Tabellenkalkulationsprogramm ist nämlich genauso in der Lage, Daten systematisch zu untersuchen, zu ordnen und auszuwerten – Funktionen, die unzählige Anwender schon nicht mehr gebrauchen:
- Excel kann anhand der eingegebenen Angaben Kalkulationen anstellen.
- Excel kann Daten in überschaubare Diagramme sowie Grafiken verwandeln.
- Excel hilft, festgelegte Zielgrößen und Zeiträume im Augenmerk zu bewahren.
- Excel offeriert fachkundige Einschätzungen basierend auf bisheriger Werte ab.
Kurzum: Excel ist äußerst einflussreich und ziemlich klug. Und sogar wenn dieses Computerprogramm schon alt ist (erstmalig auf dem Markt herausgebracht worden ist es bereits 1987), wird dieses kontinuierlich weiterentwickelt. Als Teil der Office-Produktpalette gehört es nebst dem Präsentationsprogramm PowerPoint, dem Textverarbeitungstool Word sowie dem E-Mail-Client Outlook zu den wesentlichsten Angeboten der Marke Microsoft. Mittlerweile ist Excel natürlich auch Bestandteil der Microsoft-Office-365-Familie und nicht mehr nur für Windows erhältlich, sondern ebenso für macOS und als mobile Applikation für Smartphones wie auch Tablets (Android, iOS, Windows Phone).
Hinweis: Über die Excel App lassen sich ganz simpel Tabellen, die ausgedruckt vor einem liegen, digitalisieren. Schlichtweg ein Foto machen und im Nu hat man sämtliche Daten der abfotografierten Tabelle digitalisiert in Gestalt einer Excel-Tabelle zur Hand. Sehr praktisch und flink!
Für wen ist Excel spannend?
Aufgrund der vielfältigen Features kann Excel im Grunde in sämtlichen Abteilungen eines Unternehmens nützlich verwendet werden. Es bewährt sich zum Beispiel optimal hierzu, To-do-Listen zu notieren, welche helfen, den Durchblick über zu machende Tasks zu behalten. Wer ein wenig intensiver ins Projektmanagement starten will, kann mithilfe von Excel gleichfalls Timelines generieren, um Projektphasen zu visualisieren, Meilensteine zu bestimmen und die Frist von Aufgaben zu berechnen. Oder wie sei es, einen individuellen Kalender zu erstellen, in dem sämtliche für das Team wesentlichen Arbeitstermine sowie Daten vermerkt sind? Kleiner Tipp: Wer in Excel unter „Weitere Vorlagen“ nach dem Schlagwort „Kalender“ sucht, erhält etliche kostenlose Kalender-Vorlagen.
Ebenfalls ein sehr beliebter Einsatzzweck von Excel: Zeiterfassung. Von der simplen tabellarischen Übersicht geleisteter Stunden über eine automatische Summierung sowie Anzeige von Überstunden bis hin zur Erstellung umfassender Schichtpläne ist all das realisierbar. Auch für die Zeiterfassung sind online viele Excel-Vorlagen kostenlos verfügbar, welche als Basis für die eigene Zeiterfassung fungieren könnten.
In Kombination mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word lassen sich via Excel zudem Serienbriefe schlau gestalten: Einfach den Text in Word tippen und die Adressdaten sämtlicher Rezipienten in Excel sichern. Nun noch beiderlei zusammen verknüpfen und ab an den Printer senden – somit lässt sich jeder Brief mit einer persönlichen Anschrift sowie Anrede versehen, ohne diese Angaben in jedem Schreiben händisch eintippen zu müssen. Das gelingt in Zusammenhang mit Microsoft Outlook nebenbei bemerkt auch als Serien-E-Mail.
Wer in einem inländischen Unternehmen in der Buchhaltung beschäftigt ist, wird bestimmt oft mit Excel in Berührung kommen. Denn das Programm besitzt im Grunde alles, was man als Buchführer benötigt: Es lassen sich Einnahmenüberschussrechnungen fertigen und sowohl die einfache als auch die doppelte Buchführung mit Haben und Soll perfekt abbilden.
Nebst der Buchführung wird Excel auch von einigen Entwicklern in der IT eingesetzt: Mithilfe der Programmiersprache VBA (= Visual Basic for Applications) und XLM-Makros kann man Abläufe automatisieren und auf Grundlage von Excel eigene Eigenschaften codieren. Parallel kann man das Tabellenprogramm gleichfalls für simple Anforderungen als Datenbank nutzen.
Excel: Die Software der tausend Möglichkeiten
Excel eignet sich spitze für die Dateneingabe, eine Auswertung jener Datensammlung, für mathematische und statistische Berechnungen sowie zur optischen Darstellung von Daten und Zahlen in Gestalt von Diagrammen & Co. Genau das macht die Software Excel zu einem wahrhaftigen Allround-Talent, das nicht nur im Unternehmensumfeld, stattdessen selbst im Privaten unzählige durchdachte Einsatzoptionen eröffnet. Man denke bloß an Einkaufslisten, To-do-Listen für die komplette Familienbande, die eigene Buchführung oder an Gästelisten für die Hochzeit – Excel unterstützt auch im privaten Alltag beachtlich, sich zu organisieren und Pläne anzustellen.
Insofern überrascht es keinesfalls, dass dieser Klassiker in der Softwarewelt ebenso heute noch so gefragt ist, wie auch am Anfang – selbst wenn jeder Excel-Nutzer ganz gewiss schon öfter als einmal geflucht hat, angesichts der Tatsache, dass dieser in dem großen Tool nicht die Eigenschaft gesehen hat, die dieser sucht. Doch hierfür existieren ja glücklicherweise Internetsuchmaschinen: Einmal eingegeben „Wie kann ich in Excel …?“ gelangt man auf zahlreiche hilfreiche Weblogs sowie Video-Tutorials zu jedem erdenklichen Excel-Thema.
Wollen auch Sie Excel in Ihrem Unternehmen nutzen, dann kontaktieren Sie uns!
