Sehr geehrte Leser*innen,
Microsoft Bookings ist eine cloudbasierte Reservierungssoftware, welche es kleinen und mittelständischen Firmen genauso wie Konzernen, Gesundheitseinrichtungen oder auch Behörden gestattet, Online-Buchungen für Serviceleistungen sowie Termine vorzuschlagen, entgegenzunehmen wie auch zu verwalten. Die Software ist sowohl in Office 365 Business Premium - wie ebenso in Enterprise-Paketen inkludiert und integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook wie auch Teams, sodass Firmen ihre schon im Einsatz vorhandenen Lösungen auch bei Nutzung von Bookings einfach weiternutzen können.
Einer der Hauptgründe, die Microsoft Bookings derart beliebt macht, ist die Tatsache, dass es Unternehmen ermöglicht, ihren Kunden einen Self-Service bereitzustellen. Soll heißen: Kunden können via Microsoft Bookings ganz einfach und schnell online einen freien Terminslot reservieren, anstelle sich an einen Mitwirkenden wenden zu müssen, welcher ihren Termin manuell eingeben muss. Das erspart Zeit und Kosten – und das auf jeder Seite!
Als Nutzer lassen sich in Bookings ziemlich selbsterklärend Kalender erstellen sowie Teammitglieder oder neuartige Termintypen ergänzen, zu welchen sich anschließend einzelne Termine erzeugen lassen. Die Verfügbarkeit anzeigen, Buchungsbestätigungen versenden, Erinnerungen per E-Mail senden und eine Menge mehr gehört dabei zu den Standard-Funktionen. Finden die jeweiligen Termine online via Microsoft Teams statt, können die Personen ganz einfach wie gewohnt per Telefon oder Computer beitreten.
Fallbeispiel gefällig? Dies ist die beispielhafte Buchungsseite einer Universität, bei der man Informations- und Beratungs-Termine im Netz eintragen kann:
https://outlook.office365.com/owa/calendar/ContosoUniversity1@microsoft.onmicrosoft.com/bookings/
Was kann Microsoft Bookings genau?
Microsoft Bookings ist eine Web-Möglichkeit zur Buchung- und Terminplanung für Firmen, die für Office 365 vorhanden ist. Die Features von Bookings sind äußerst praktisch für Unternehmen, die regelmäßig Termine mit Kunden haben, z. B. in der Gastronomiebranche, im Gesundheitswesen, im Bereich der Dienstleistungen oder im Einzelhandel.
Microsoft Bookings liefert folgende Funktionen:
• Online-Buchungsseite, auf welcher Kunden die favorisierten Leistungen buchen können
• Kalender, mit welcher Unternehmen ihren zeitlichen Plan organisieren können
• Kundenmanagement-Funktion, mit welcher Firmen die Kundendaten verwalten können
• Terminplanungsfunktion, um sämtliche Kundentermine online zu organisieren und zu buchen
• Kundenprofilfunktion, die alle Informationen zu den Kunden sichert und abrufbar macht
• Zahlungsfunktionen, um Kunden bei der Bezahlung gebuchter Termine zu unterstützen
Die Softwarelösung Bookings wurde entwickelt, um die Organisation von Terminen für Firmen zu erleichtern. Um die Hürden gering zu halten, ist das System daher webbasiert und kann von jedem Computer oder Mobilgerät aus aufgerufen werden. Über die Tatsache hinaus ist Bookings übergangslos in bestehende Microsoft 365- oder Office 365-Kalender integriert.
Wie ist das mit dem Datenschutz?!
Der Schutz von Daten ist für Microsoft jederzeit von höchster Relevanz – so auch bei ebenjener Terminlösung Bookings. In Microsoft Bookings werden verschiedene personenbezogene Daten, wie z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse oder vielleicht sogar Kreditkarten- oder Gesundheitsdaten verarbeitet. Für die Ersteller der Formulare, also die Firmen, die Bookings verwenden, gilt dabei gemäß DSGVO, dass diese den Grundsatz der Datensparsamkeit befolgen müssen. Das bedeutet, dass nur die tatsächlich nötigen Daten erhoben werden dürfen – beim Friseur sind Gesundheitsfragen oder Zahlungsinformationen bei Barzahlung im Salon somit nicht erlaubt. Was verlangt werden darf, sind lediglich die wirklich nötigen Kontaktdaten, um beispielsweise einen Kunden anrufen zu können oder diesem den soeben reservierten Termin zu bestätigen. Das Alter zum Beispiel dürfte logischerweise kein Pflichtfeld sein, wenn es drum geht, einen Friseurtermin zu vereinbaren.
Technisch heißt das: Sobald ein Bookings-Formular abgesendet wird, werden die darin enthaltenen Daten an Microsoft übertragen. Microsoft sagt zu, keinerlei personenbezogenen Angaben an Dritte weiterzuleiten, es sei denn, es ist gesetzlich gefordert oder es wird die ausdrückliche Zustimmung des Kunden eingeholt. An welchem Ort die Daten gehostet sind, ist vonseiten Microsofts nichts 100%ig durchsichtig dargestellt, weshalb eine Datenweitergabe abgelegen der EU nicht ausgeschlossen werden kann, was datenschutztechnische Gefahren bringt.
Um einen DSGVO-konformen Gebrauch von Bookings zu garantieren, sollten Firmen, welche das Terminbuchungstool Bookings einsetzen wollen, alles Erforderliche in ihren Datenschutzhinweisen zur Nutzung von Bookings transparent erläutern sowie dem Nutzer über die Tatsache hinaus sonstige Kontaktmöglichkeiten darlegen und bereitstellen. Bei Unklarheit ist es ratsam, vor dem Gebrauch einen Datenschutzbeauftragten zurate zu ziehen.
