Sehr geehrte Leser*innen,
wir haben OneDrive, die Lösung von der Marke Microsoft, einstmals unter die Lupe genommen.
Sind Daten in Microsoft OneDrive wirklich sicher?
Mit Unterstützung des von Microsoft bereitgestellten Cloud-Dienstes OneDrive kann man Datenmaterial in einem Online-Storage hochladen – oder, wie es so schön heißt: „in der Cloud speichern“. In Microsoft OneDrive lassen sich, wie in jedem anderen Cloud-Storage-Dienst, Dateien speichern, damit diese ortsungebunden auf Abruf sind – ob per Browser, Client-Anwendung oder OneDrive-App, die erhältlich ist für Windows Phone, iOS wie auch Android. Mit OneDrive hat man also Fotos und Dateien überall und auf jedem Gerät parat – super praktisch!
Ein Cloud-Speicher ist allerdings nicht nur nützlich, um von überall aus auf Daten zugreifen zu können: Vor allem im Falle eines Verlusts oder Defekts eines Endgeräts ist es enorm kostbar, wenn alle relevanten Dateien an einem zusätzlichen Ort, zum Beispiel eben in OneDrive, gesichert sind. Eine Eigenschaft, welche sowohl persönlich für Fotos, Videos & Co., als auch für Excel-Tabellen, Word-Dokumente wie auch andere geschäftliche Dateien extrem von Nutzen ist. Ein Backup wird damit trotzdem nicht substituiert.
Mit dem Ziel, dass immer alle Daten allerorts synchron sind, kann man ganz einfach einen so bezeichneten OneDrive-Ordner auf dem Computer hinzufügen. Sämtliche Dateien, die in den Ordner geschoben werden, befinden sich dann vollautomatisch in der OneDrive-Cloud. Sobald Daten an irgendeinem Speicherort hinzugefügt, verändert oder beseitigt werden, passiert eine automatische Synchronisierung auf allen anderen Speicherorten. Einzige Voraussetzung hierfür: Eine Internetverbindung.
Für einen idealen Austausch mit anderen, lassen sich Dokumente und Fotos aus OneDrive einfach teilen – ob ein Geburtstagsfoto des Enkels, welches man der Oma zusenden möchte, oder ein Geschäftsbericht, den man dem Chef zur Durchsicht zukommen lassen will. Statt eine Datei per E-Mail zu verschicken oder sie auf einen USB-Stick zu bringen und so für eine Kopie der Datei zu sorgen, wird diesem, welchem man das jeweilige File verfügbar machen möchte, schlichtweg ein Direktlink zu der Datei in OneDrive gegeben – das geht super schnell und sorgt zeitgleich dafür, dass keinerlei vermeidbare Kopien von Dateien gefertigt werden.
Tipp: Wenn Sie Windows 10 gebrauchen, ist OneDrive im Vorfeld auf Ihrem Computer installiert. Bei einer anderen Windows-Version müssen Sie erst die OneDrive-App installieren, um zu starten. Link zum Download: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/download
OneDrive im Unternehmen: Lohnt sich die Business-Variante?
Ergänzend zur OneDrive Standard-Lösung bietet Microsoft ebenfalls das Produkt namens „OneDrive for Business“ an. Dabei dreht es sich um den Cloud-Speicherdienst von Microsoft, welcher besonders für den Einsatz in Unternehmen entwickelt wurde und demnach optimal auf die Teamarbeit angepasst wurde. Die Cloud-Lösung basiert im Schwerpunkt auf der Technologie von Microsoft SharePoint und kann deshalb viel mehr als ein „normaler“ Cloud-Speicherdienst: Man kann via OneDrive for Business in Echtzeit mit verschiedenen Personen an ein- und demselben Dokument miteinander arbeiten – Co-Authoring nennt man die leistungsfähige Vorgehensweise, welche tolles Teamwork der Zukunft realisierbar macht.
OneDrive arbeitet Hand in Hand mit anderen Microsoft Anwendungen – besonders mit Office 365 bzw. Microsoft 365 zusammen. Zum Beispiel kann eine PowerPoint-Präsentation, die Person A in OneDrive gespeichert hat, von Nutzer B via Browser eingesehen und bearbeitet werden, ohne dass Nutzer B PowerPoint installiert haben muss auf dem Rechner. Und Person C kann von einem anderen Teil der Welt dabei zusehen und die Änderungen beurteilen. Jene Möglichkeiten vereinfachen die Zusammenarbeit in Teams immens, besonders in solchen, bei welchen ein Teil des Teams Microsoft-Anwender und ein anderer Teil Mac-User sind. Infolge der automatischen Daten-Synchronisation von OneDrive können ebenso alle Kollegen bei einer kollaborativen Arbeit immerzu die gegenwärtige Version abrufen, ohne erst manuell neuste Versionsstände erlangen zu müssen.
Weiterer Pluspunkt von OneDrive for Business: Usern steht eine Versionierung bereit. Nutzer können also alte, zuvor abgespeicherte Versionen der Office-Dokumente, welche in OneDrive liegen, rekonstruieren. Normalerweise werden die letzten 500 Versionen eines Dokuments im Hintergrund völlig von allein gespeichert und können auf Wunsch nochmals genutzt werden.
Erfüllt OneDrive die Vorgaben der DSGVO?
Zunächst einmal muss man anerkennen, dass für eine Methode wie OneDrive, in der empfindliche, vertrauliche Daten gespeichert sind – egal ob jetzt aus privatem oder geschäftlichem Umfeld – das Thema Datensicherheit eine zentrale Rolle spielt. Zudem muss transparent sein, wer (jedenfalls in Theorie) Einsicht in die in OneDrive abgelegten Daten beziehen kann.
Wie ist die Sachlage? Also, OneDrive verfügt über eine Standard-SSL-Verschlüsselung bei der Übermittlung von Dokumenten – einstmals abgelegt auf dem Server, kommt eine 256bit-AES Verschlüsselung zum Gebrauch, um die Daten zu sichern. Wer seine Daten innerhalb von OneDrive zusätzlich verschlüsseln möchte, dem können Tools wie Boxcryptor oder Microsoft BitLocker behilflich sein als Erweiterung für einen geschützten Einsatz von OneDrive im Unternehmen. OneDrive for Business bietet ebenso eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, welche dafür sorgt, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf die Dateien erlangen können – eine zeitgemäße und allgemein als sicher eingestufte Lösung, die dafür sorgt, dass man Unbefugten den Zugang zur OneDrive-Cloud verweigern kann. Ebenso eine einfache, aber relevante Aktion zur Absicherung vor Hackern: Sichere Passwörter nutzen und selbige regelmäßig ändern.
Wo sind die Daten gespeichert? Dies ist eine sehr wichtige Frage, denn wenn die Daten, welche in OneDrive sind, auf amerikanischen Webservern gehostet werden, dann ist dies aus Datenschutz-Sicht äußerst bedenklich zu betrachten, besonders hinsichtlich der strikten Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Der Gebrauch wäre damit für europäische Firmen nicht möglich, ohne die geltenden Datenschutzverordnungen zu verletzen. Microsoft weiß selbstverständlich um den Zustand. Daher werden die Daten aller Unternehmen, die OneDrive for Business verwenden, und den Firmensitz innerhalb Europas haben, auf Servern in Rechenzentren in der EU gespeichert.
Wer exakte Informationen sucht, wo Microsoft welche Daten sichert, wird auf jener Webseite fündig. An dieser Stelle sind sämtliche Standorte der von Microsoft verwendeten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst transparent aufgeführt. Die Daten der Anwender des Dienstes OneDrive for Business, welche eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden demnach ausschließlich in Deutschland gehostet.
Cloud-Speicherdienste im Generellen werden oft wegen angeblicher Datenschutzbedenken angeprangert. Mangelnde Undurchsichtigkeit oder eine nicht saubere Ausführung des Themas IT-Sicherheit kann man Microsoft bei ihrem Service OneDrive for Business allerdings nicht vorwerfen – selbst wenn das Unternehmen seinen Firmensitz in den USA hat. Nichtsdestotrotz sei an selbiger Stelle gesagt, dass Microsoft sich durch Befürwortung der OneDrive-Nutzungsbedingungen das Recht einholt, die Daten der Kunden automatisiert zu durchforsten. Diese Handlung eignet sich dafür, Dateien zu finden, welche „unangemessene“ Inhalte zeigen. Sieht der Microsoft-Crawler Informationen, die gegen die Richtlinien verstoßen, droht eine Kontosperrung. Legt man in der persönlichen OneDrive-Cloud als frisch gebackene Eltern somit zum Beispiel das allererste Foto des neugeborenen Babys ab, auf welchen das Kind erwartungsgemäß nackt ist, könnte dies theoretisch zu einer Blockierung des Kontos leiten – über einen vollautomatischen Datenscan via PhotoDNA-Technik könnte das entsprechende Foto entdeckt und als inadäquat eingestuft werden. Die Diskussion darüber, inwiefern solche verdachtsunabhängigen Scans nützlich und rechtlich überhaupt erlaubt sind, wird bereits seit längerer Zeit geführt – bis jetzt mit unterschiedlichen Ergebnissen. Doch Fakt ist: Wer OneDrive nutzt, der stimmt dem Einsatz dieser Technik und dem vollautomatischen Scan seiner Daten zu – das muss man wissen, wenn man das Tool nutzt oder plant, es einzusetzen.
Wenn Sie Motivation haben, OneDrive in Ihrem Betrieb zu nutzen, sprechen Sie uns gerne an. Wir können Sie im Handling mit OneDrive schulen, helfen bei der Anpassung des Zugriffsmanagements und kümmern uns darum, dass Sie OneDrive for Business zuverlässig einsetzen. Ebenso unterstützen wir auf Wunsch beim Datenumzug und dem Einrichten einer Ablagestruktur – um was es auch geht: Wir sind Ihr Experte rund um Microsoft OneDrive!
