Sehr geehrte Leser*innen,
Teamarbeit leicht gemacht: Genau das ist die Absicht von Microsoft Planner. Das Tool gibt den Usern eine Oberfläche an die Hand, mit der sie die Teamarbeit sowie alle anfallenden Arbeiten bequem organisieren wie auch überblicken können. Mit Planner kann eine Gruppe mühelos neue To-dos erstellen, Aufgabenstellungen organisieren und zuweisen, Dokumente freigeben, gegenwärtige Tätigkeiten im Chat besprechen sowie sich über Fortschritte auf dem aktuellen Stand halten. Kurzum: Mit dem Planner von Microsoft kann man Tätigkeiten erstellen, zuweisen sowie verfolgen. Ebenso lassen sich Notizen wie auch Anhänge ergänzen, um die Tätigkeit noch optimierter zu planen.
Den Microsoft Planner zu benutzen ist eine großartige Gelegenheit, um die Leistungsfähigkeit im Unternehmen zu verbessern. Es ist ein simples und intuitives Programm, das jedem Team helfen kann, Tätigkeiten zu planen, zu ordnen und zu beobachten. Mit dem Microsoft Planner lassen sich Aufgaben in strukturierte Listen einteilen wie auch Fälligkeitsdaten festlegen, die Nutzer immer transparent im Blick haben und noch dazu, an deren Einhaltung sie über individualisierbare Benachrichtigungen erinnert werden.
Microsoft Planner ist für alle Business-Abonnenten von Microsoft 365 kostenfrei erhältlich. Das Tool ist erhältlich sowohl für Windows als auch für Mac, als Web-Anwendung für den Browser und ebenso für mobile Endgeräte (Android & iOS).
Die Funktionen von Microsoft Planner im Überblick:
• Visuelle Organisation von Arbeit, Aufgaben & Terminen
• Administration aller Aufgaben zentral an einem Ort
• Planung von Gruppenarbeit
• Zuweisung von Aufgaben
• Entwurf von Kanban-Boards mit detaillierten Aufgabenkarten
• Kommunikation sowie Austausch mit anderen Benutzern
• Einfügen sowie Freigeben von Dateien
• Erstellung und Erfüllung von Checklisten
• Statusverfolgung über aussagekräftige Diagramme
• Sichere Datenspeicherung in der Microsoft Cloud
• Kostenlos verfügbar für Business-Abonnenten von Microsoft 365
Was bringt der Einsatz von Microsoft Planner für Vorteile mit sich?
Ist Microsoft Planner an und für sich das gleiche wie Microsoft To-Do? Ganz eindeutig: Nein. Microsoft To-Do ist genauso eine Software-Option von Microsoft, allerdings ist jene mehr als einfache To-Do-Liste für einzelne Personen passend. To-Do ist in seiner Komplexität sowie in dessen Features deutlich minder weitschweifig und auch nicht für Gruppenarbeit brauchbar. Der Microsoft Planner hingegen ist ideal tauglich für Projekte von kleinen bis mittelgroßen Gruppen. Für hochkomplexe Projekte oder besonders große Projektteams bietet es sich womöglich eher an, die Option Microsoft Project Online zu benutzen, da der Planner dort irgendwann an die Grenzen gelangt.
Microsoft Planner begünstigt im Übrigen agile Arbeitstechniken wie Kanban oder Scrum. Es bietet beispielsweise ein Kanban-Board, auf dem sich Aufgaben ganz einfach per Drag & Drop hin- oder herschieben lassen. Sein volles Potential bringt die Lösung, wenn es im Team eingesetzt wird. Insbesondere für kleine oder mittelständische Firmen kann Planner eine Möglichkeit sein, die Leistungsfähigkeit zu steigern wie auch den Austausch im Team signifikant zu verbessern.
Vergleichen lässt sich das Aufgabentool aus dem Hause Microsoft am meisten mit Software-Lösungen wie Trello, Asana oder Jira. Im Gegensatz zu den besagten hat der Planner aber den immensen Vorteil, dass dieser nahtlos integrierbar ist in das Microsoft-System – es gibt also gegebene Schnittstellen zu Outlook, SharePoint wie auch Microsoft Teams. Für Unternehmen, welche daher bereits eines oder eine Vielzahl dieser Programme einsetzen, ist der Planner eine intelligente Erweiterung der Softwarelandschaft. Auch weil der Gebrauch als Inhaber eines Business, Enterprise oder auch Education Office 365-Abonnements kostenlos ist, sodass keinerlei zusätzliche Lizenzkosten entstehen für den Einsatz von Microsoft Planner als Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool.
Ist Microsoft Planner DSGVO-konform?
Wer über die Tatsache nachdenkt, den Microsoft Planner als Aufgabenplaner zu benutzen, ist wahrscheinlich ohnehin schon Microsoft 365 Kunde und hat sich mit den dadurch einhergehenden Datenschutzthematiken beschäftigt. Für alle 365-Abonnenten, welche sich der Angelegenheit DSGVO noch nicht gewidmet haben, sei an dieser Stelle deutlich angemerkt, dass sie das schleunigst nachholen sollten, da ein Gebrauch von Microsoft 365 ohne bestimmte Handlungen nicht unbedingt rechtens ist nach europäischem Recht.
Wir empfehlen allen Microsoft 365-Usern in jedem Fall eine Risikobewertung vorzunehmen und zudem in Anbetracht auf den Datenschutz eine strikte Konfiguration des Services zu leisten. Soll bedeuten: Deaktivieren Sie in jedem Fall alle Dienste, welche Sie nicht unbedingt benötigen. Und, was weitaus schwieriger, doch wesentlich wichtiger ist: Deaktivieren Sie sämtliche Dienste, die nicht auf EU-Servern gehostet werden.
Wer schon seine Hausaufgaben beendet hat, der kann beim Gebrauch von Planner beruhigt aufatmen: Die Daten von Microsoft Planner werden in Irland und/oder den Niederlanden gespeichert, also innerhalb der EU. Ein kleines Restrisiko dafür, dass möglicherweise personenbezogene Daten unrechtmäßig an amerikanische Strafverfolgungsbehörden übertragen werden, verbleibt dennoch. Dieser Fakt ist allerdings bei Einsatz der Alternativen zu Planner, also Trello, Asana und Co., ganz vergleichbar.
