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Microsoft Word: Eine Software, viele Möglichkeiten!

13.06.2022 - Word ist DER Klassiker, wenn es um Textverarbeitung geht. Obwohl es inzwischen diverse Konkurrenzprodukte gibt, ist Microsoft Word seit Einführung zu Beginn der 90er Jahre kontinuierlich der Marktführer. Doch was ist das Erfolgsgeheimnis von Word? In unserem heutigen Blogbeitrag sind wir dieser Frage auf den Grund gegangen. Außerdem geben wir wertvolle Tipps & Tricks an die Hand, wie Sie noch effizienter und smarter mit der beliebten Textverarbeitungssoftware arbeiten können.

Sehr geehrte Leser*innen,

weit abgeschlagen hinter allen anderen Textverarbeitungstools ist Word seit Beginn der 90er Jahre kontinuierlich der Marktführer. Was macht Word für die Textverarbeitung so beliebt und vor allem: Was steckt eigentlich hinter diesem Programm, das jeder kennt und das so viele von uns tagtäglich nutzen? Für Sie haben wir die Antworten zusammengefasst und wünschen viel Spaß beim Herausfinden und Nachlesen, was Microsoft Word so besonders macht!

Was ist eigentlich Microsoft Word?

Wenn es um eine Bearbeitung von Textinhalten auf dem Computer geht, kommt man um ein Computerprogramm nicht herum: Die Rede ist von Microsoft Word. Mit dem Marktanteil von ganzen 85 Prozent zählt Word zum meistgenutzten Textverarbeitungstool in inländischen Firmen, wie eine Begutachtung aus 2020 ergab. Wie kommt der außergewöhnlich hohe Anteil zustande? Nun, um dies kurzzufassen:

Microsoft Word ist einfach toll. Die Computersoftware war, als sie zu Beginn der 90er erschien, bahnbrechend und wurde seitdem kontinuierlich weiterentwickelt und an alle Belange der Nutzer angepasst. Trotz diverser Software-Alternativen am Markt, kann bis dato kein Mitbewerber-Produkt Word den Grad ablaufen. Doch was ist der Schlüssel zum Erfolg von Microsoft Word? Was genau macht dieses Programm derart beliebt?

Die Computersoftware Word aus dem Hause Microsoft ist ein Textverarbeitungsprogramm und Element des Microsoft-Office-Pakets. Word ist sowohl für Windows und auch für macOS erhältlich. Über die Tatsache hinaus gibt es ebenfalls mobile Apps für Android, iOS und Windows Phone.

Fast immer, wenn es sich um einen Text handelt, welcher auf dem Computer in einer Form gespeichert oder bearbeitet werden soll, ist Word die geeignete Entscheidung. Die Einsatzmöglichkeiten sind also groß und langen vom privaten bis in den beruflichen Bereich: Von der Produktion von Zeitschriften über Prospekte, Einladungen, Briefe und Broschüren ist mit Word alles ausführbar.

Um sämtlichen Veröffentlichungen einen einzigartigen Touch verleihen zu können, lassen sich Inhalte in Word facettenreich arrangieren: Soll das Geschriebene linksbündig, rechtsbündig, zentriert oder etwa im Blocksatz positioniert werden? In welcher Größe sollen die Buchstaben sein oder welche Schrift soll eingesetzt werden? Wie groß sollen die Rhythmen zur Seite sein? Word-Dateien lassen sich strukturiert gliedern, man kann dazu entsprechend Inhaltsverzeichnisse erstellen sowie Grafiken einarbeiten – all das, und noch unzählige Einstellungen mehr, lassen Schriftstücke in den verschiedensten Versionen entstehen.

Ein Stück Software-Geschichte: Microsoft Word

Der Begriff WYSIWYG hat mit Word globale Berühmtheit erhalten. Sicherlich denkt jetzt der eine oder andere: Wysi-was?! – WYSIWYG ist ein Akronym, das in der IT für einen Grundgedanken „What You See Is What You Get“ steht. Mit alternativen Worten: Dieses, was man in Word wahrnimmt, bekommt man am Ende ebenso als Resultat heraus, sobald man dieses ausdruckt oder als nicht veränderbares PDF-Schreiben abspeichert. Klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Diese Beschaffenheit der Echtzeitdarstellung war damals, als Microsoft Word am Markt erschien, bis dato vollkommen bahnbrechend. Aus heutiger Sichtweise mag es verrückt tönen, aber: 1989, als eine erstmalige Windows-Version veröffentlicht wurde, kamen etliche Rechner durch die WYSIWYG-Technologie an ihre Leistungsgrenzen. Dementsprechend war die Selektion an Schriften etc. in Word auch noch wesentlich eingeschränkter, als wir es heute gewohnt sind.

Verschiedene Formatierungen austesten? Ging bis dato bloß durch Ausdrucken sowie Nebeneinanderlegen der verschiedenen Druckergebnisse. Das Endergebnis bereits gleich auf dem Bildschirm während des Entstehungsprozesses sehen zu können, war also am Anfang der 90er gänzlich fortschrittlich und eine Errungenschaft im Bereich Usability – ergo in Sachen Anwenderfreundlichkeit und Gebrauchstauglichkeit einer Computersoftware.

Übrigens: Angesichts der tollen Erfolgsgeschichte des Stücks Computersoftware hat Microsoft den Quellcode zu Microsoft Word for Windows 1.1a gestiftet. Der Quellcode befindet sich in den Händen des Computer History Museums, wo er seit 2014 für wissenschaftliche Ziele zum Herunterladen bereitsteht.

Wofür kann man das Textverarbeitungstool Word nutzen?

Seit etlichen Jahren zählt Microsoft Word zum Norm-Bestand in nahezu jeder Firma sowie auf nahezu jedem persönlichen Computer – solange natürlich gewiss kein Mac im Einsatz ist (aber auch für macOS existiert übrigens mittlerweile eine vollumfängliche Word-Ausführung). Mit Word lassen sich Dokumente formatieren und mit individuellen Designs versehen, das verstehen wir schon – doch was existiert zusätzlich in der Computersoftware, dass sie derart beliebt ist?

Eins der besten Tools in Word ist die umfassende Rechtschreib- und Grammatikprüfung. Sobald man sich verschreibt, wird das als falsch erkannte Wort rot unterstrichen. Mit Rechtsklick kann in Sekundenschnelle das richtige Wort ausgewählt werden – einfacher geht’s nicht! Word berücksichtigt dabei aber nicht nur die Orthografie, sondern auch Satzstruktur, Groß- und Kleinschreibung plus Zeichensetzung. Sehr hilfreich und für viele Anwender eines der wichtigsten Tools im Umgang mit geschriebenem Wort.

Ebenso eine ultimative Arbeitserleichterung bei der Abhandlung an Texten, besonders im Team: Die „Änderungen nachverfolgen“-Funktion. Einmal über Überprüfen > Änderungen nachverfolgen aktiviert, werden alle Änderungen, welche an dem Dokument getan werden, automatisch in Word transparent protokolliert. Gepaart mit der Kommentar-Funktion (Überprüfen > Neuer Kommentar) hat man somit das bestmögliche Handwerkszeug, um in Kooperation an Texten zu arbeiten. Darüber hinaus sind die beiden Tools perfekt verwendbar, um die textlichen Werke weiterer Personen zu korrigieren oder diesen Feedback darzubieten. Mit den modernen, so bezeichneten „Modernen Kommentaren“ hat Microsoft jene viel verwendeten Word-Features außerdem noch leistungsfähiger an die Belange der Nutzer angeglichen: Anmerkungen sind jetzt noch übersichtlicher nach Versender untergliedert und lassen sich in Threads zusammentun. Arbeitet man an einem in der Cloud eingelagerten Dokument, können in diesen neuartigen Kommentaren per @mention Personen direkt in einem Kommentar genannt werden und man kann Teammitgliedern aus dem Word-Dokument heraus Arbeiten zuweisen – sehr smart!

Tipps & Tricks: So lässt es sich besser mit Word arbeiten

Wenn dermaßen viele Menschen jeden Tag mit Word arbeiten, ist es an der Zeit für einige Tipps, die uns im Office-Tagesgeschäft mit dem Textverarbeitungsprogramm beträchtlich Zeit ersparen können. An dieser Stelle kommen daher sechs echt geniale Word-Tipps, die jeder Benutzer kennen sollte:

1. Vorlagen nutzen: Microsoft stellt eine Menge Vorlagen für Word kostenfrei zur Verfügung: Aus über 40 Kategorien kann man von CVs, Kalendern, Plakaten, Faltblättern, Broschüren, Einladungen, Unternehmensplänen und vielen weiteren Design-Vorlagen wählen, die einem viel Arbeit sparen.

2. Zeit sparen durch Tastenkürzel: STRG + C wie auch STRG + V für Kopieren und Einfügen kennt mit Gewissheit jeder. Aber was ist mit STRG + S im Zusammenhang mit Speichern? Oder wussten Sie, dass Sie durch Markern eines Absatzes und STRG + L den Inhalt links zentriert setzen, dagegen der Text durch STRG + R rechtsbündig wird? Einen Textabstand von 1,5 herstellen funktioniert ebenso ganz schnell und mühelos über STRG + 5. Und wer die vorhergehende Handlung rückgängig machen möchte, presst einfach STRG + Z. Kurzum: Shortcuts ersparen, sinnig eingesetzt, sehr viel Zeit. Eine Übersicht aller zur Bereitschaft stehenden Tastenkombinationen in Word ist dort vorzufinden.

3. Formatvorlagen individualisieren: Gerade im Unternehmensumfeld, wo ein bestimmtes Corporate Design berücksichtigt werden sollte, bieten sich Formatvorlagen an, mit dem Ziel, Dokumenten einen homogenen Touch zu verleihen. Einmal in der Formatvorlage bestimmt, ist zum Beispiel die Hauptüberschrift ganz selbstständig in Verdana 24 Pt. mit einem Abstand von 20 Pt. nach unten, während der Fließtext 12 Pt. zeigt sowie im Blocksatz steht. Formvorlagen sind bei der Erzeugung von akademischen Werken eine absolute Bedingung, damit beispielsweise das Inhaltsverzeichnis korrekt erarbeitet wird, aber auch im Unternehmensumfeld eine deutliche Empfehlung, mit dem Ziel, ein einheitliches Erscheinungsbild zu garantieren und gründlich strukturierte Unterlagen zu bekommen.

4. Blindtext einfügen: Wer viel mit Word arbeitet, jener wird auch oft unterschiedliche Formatierungen ausprobieren, um mit dem Layout zu hantieren. Wie jeder weiß, das Auge sieht selbstverständlich mit. Um unterschiedliche Formatierungen zu erproben, ist es förderlich, Textabsätze mit Blindtext, also bedeutungslosem Text mit beliebigem Inhalt, einzufügen. In Word kann man das sehr einfach sowie schnell machen, insofern man jenes zu Beginn einer neuen Textzeile eintippt und Enter drückt: =rand(2,3) – Die erste Zahl steht dabei für die Anzahl der Absätze; ein Ergebnis zwischen 2 und 5 sollte also für die der Mehrheit der Fälle geeignet sein. Der zweite Wert gibt die Menge der Sätze an, welche im Absatz inkludiert sein sollen; für sehr kleine Absätze eignen sich demnach Werte zwischen 2 und 4, für ein wenig längere Textabsätze wählt man dort 5 oder mehr.

5. Cursor-Position merken: Eine Eigenschaft, welche vor allem im Job an mehrseitigen Unterlagen beachtlich hilft, ist ein Einprägen der vorherigen Cursor-Position. Word sichert ganz automatisiert die vergangenen vier Cursor-Standorte mit – ohne, dass man was dafür tun braucht. Man muss nur wissen, wie man sie aufsuchen kann: Hierfür Shift plus F5 drücken. Auf diese Weise lassen sich die vergangenen vier Bearbeitungsstellen im Dokument in Sekundenschnelle wiederfinden.

6. Speichern, speichern & nochmal speichern: Wer häufig mit Word arbeitet, wird den Anwendungsfall eventuell auch schon einmal erlebt haben: Zig Seiten Text sind bereits geschrieben, doch gerade dann hängt sich der Rechner auf oder der Notebook-Akku vom Laptop ist leer. Text abgespeichert? Leider nicht. Deswegen allgemein der Hinweis: Regelmäßig speichern! Doch da viele über einen Tag gestreut mehrere Word-Dokumente aufmachen, zum Schluss noch ein Tipp, wie man alle geöffneten Word-Dokumente zum Arbeitsende hin auf einmal speichern kann: Shift-Taste drücken, auf „Datei“ klicken und „Alles speichern“ auswählen. Allesamt schließen geht übrigens ebenso schlau: Shift gepresst halten > Datei > Alles Schließen. Na dann: Schönen Feierabend!

Selbstverständlich ist zum Abschluss zusätzlich anzumerken, dass Word logischerweise nicht das alleinige Textverarbeitungsprogramm ist, das es auf dem Markt gibt: Andere Möglichkeiten sind beispielsweise Pages von Apple sowie Textmaker von der Softmaker-Office-Suite – die einzige Software dieser Art aus Deutschland. Noch mehr Word-Alternativen sind das kostenfreie Computerprogramm OpenOffice Writer von Apache und der quelloffene LibreOffice Writer und LaTeX, welches allerdings im Gegensatz zu Word nicht über das WYSIWYG-Prinzip verfügt und deshalb erheblich verschachtelter in der Bedienung ist.

Wollen auch Sie mit Microsoft Word Ihren Mitarbeitern zu mehr Produktivität verhelfen, so kommen Sie sehr gerne auf uns zu.

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