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Outlook: Der Klassiker für Mails & Termine unter der Lupe

24.10.2022 - Wussten Sie, was in der ersten E-Mail stand, die je auf der Welt verschickt wurde? Und warum diese elektronische Post überhaupt ins Leben gerufen wurden und von wem? Vermutlich nicht. Schon erstaunlich, dass wir wenig bis gar nichts über die Anfänge dieses Kommunikationsmittels wissen, dass Einzug in unser aller Alltag gehalten hat, oder? Für die meisten von uns zählt beim Thema E-Mail einfach nur, dass die Kommunikation via elektronischer Post funktioniert. Und eine Möglichkeit hierzu ist der Einsatz von Outlook. Das beliebte Mail-Tool von Microsoft ermöglicht nicht nur das Versenden und Empfangen von E-Mails, sondern hat auch einen integrierten Kalender. Und welche Funktionen noch im Software-Klassiker Outlook stecken, das erfahren Sie in unserem neuesten Blogbeitrag.

Sehr geehrte Leser*innen,

sobald es um Mails geht, ist Outlook aus der PC-Welt nicht wegzudenken. Mit der Computersoftware aus dem Hause Microsoft lassen sich E-Mails empfangen, versenden sowie übersichtlich sortieren, sodass man immerzu einen Gesamtüberblick über den elektronischen Posteingang hat. Außerdem lassen sich in Outlook Termine einstellen, Besprechungen planen und Agenden von anderen aufrufen – mit Outlook ist sehr viel ausführbar, was nötig ist, um eigene Termine und elektronische Briefe effektiv zu organisieren sowie im Auge zu behalten. Die Computersoftware unterstützt dabei, über die bedeutendsten Nachrichten und Termine up to date zu bleiben – und dies sowohl im privaten als auch im Geschäfts-Umfeld.

„Das Pferd frisst keinen Gurkensalat“, waren die ersten Worte, die jemals am Telefon gesprochen wurden. Was der Inhalt der ersten E-Mail war, weiß man leider nicht mehr so präzise – der Erfinder Ray Tomlinson dachte in dem Augenblick nicht im Traum an die Tatsache, dass Jahre nachher Millionen von solchen elektronischen Mails vom einen Ende an das andere Ende der Welt gesendet werden würden. Seine Grundidee war: Am Anfang würde der Name desjenigen stehen, für den die Post gemacht ist. Hinten soll der Name des Computers stehen, welcher die Post bekommt. Um die beiden Elemente miteinander zu verbinden und zugleich klar voneinander zu trennen, musste ein Zeichen her, welches es auf jeglicher Tastatur gibt, das aber in keinem Namen beinhaltet ist – weder in Vor- und Nachnamen, noch in Firmennamen. Demzufolge kamen weder Buchstaben noch Zahlen infrage.

Somit wurde im Jahr 1971 das @-Zeichen vom Wissenschaftler Ray Tomlinson als zentrales Element der E-Mail-Kommunikation gewählt, welches aus dem heutigen Alltag keinesfalls mehr wegzudenken ist. Die allererste E-Mail-Adresse der Welt lautete übrigens tomlinson@bbntenexa – damals noch ohne eine Endung wie .com oder .de. Der Erfinder hatte dadurch eine bahnbrechende, moderne Art der Verständigung entwickelt. Doch bis die allererste Mail auch hierzulande ankam, dauerte dies noch mehr als ein Jahrzehnt: Erst im Jahr 1984, was aus heutiger Sicht gewiss noch gar nicht so lange her wirkt, wurde die erste E-Mail in Deutschland empfangen. Adressat: rotert@germany – ein Wissenschaftler von der Uni Karlsruhe, welcher eine Grußbotschaft von einer amerikanischen Kollegin bekam.

Einstmals war die E-Mail-Verständigung noch etwas, das bloß von Wissenschaftlern verwendet wurde. Rund 20 Jahre später hat sie Einzug in fast jedermanns Haushalt und wirklich jede Firma gehalten. Inzwischen versendet und empfängt quasi jeder elektronische Post – 2020 lag die Quote der Deutschen, welche via Mail über das Internet kommunizieren bei ungefähr 87 %. Doch nicht nur fast jeder verwendet diese Form der Verständigung, sondern auch die hohe Anzahl an E-Mails, die versendet und empfangen werden, ist ganz und gar beeindruckend: Prognosen gemäß werden im Jahr 2022 insgesamt auf der Welt 333 Milliarden Mails versendet werden. Oder um es in Ziffern auszudrücken: 333.000.0000.000 – ganz schön viele Nullen. Die Mail ist demzufolge aus unserem Leben nicht mehr zu ignorieren. Umso relevanter, dass deren Erzeugung wie auch das Empfangen dieses so zentralen Kommunikationsmittels für uns reibungsfrei läuft.

Outlook: Was steckt hinter dem bekannten Mail-Programm?

Das Programm Outlook aus dem Hause Microsoft ist eine der führenden Lösungen global, um Mails zu verschicken wie auch zu bekommen. Neben den Mailfunktionen eignet sich Outlook aber ebenfalls zum Verwalten von Terminen, Aufgaben, Kontakten und Notizen. Outlook ist Element des Microsoft-Office-Pakets und nicht bloß für das Betriebssystem Windows, sondern gleichfalls für macOS betriebsbereit. Zusätzlich gibt es Outlook-Apps für Android wie auch iOS und einen Browser-Zugang, einen Outlook Web Access (OWA).

Zusammengefasst verfügt Outlook über diese Funktionen:
• Mail: Senden, Empfangen und Verwalten von E-Mails inkl. Datenverschlüsselung.
• Kalender: Verwaltung sowie Planung von Termine, Besprechungen wie auch Events.
• Suche: Wiederfinden von Mails, Dokumenten sowie sonstigen Informationen in Sekundenschnelle.
• Personen: Anzeige von Details zu Kontakten, wenn man mit der Maus auf einen Namen scrollt.
• Aufgaben: Verwaltung, Erstellung und Ordnung von Aufgaben mit ‚Microsoft To Do‘.

Apropos: Outlook ist primär der Client zum so bezeichneten Exchange Server – einer von mehreren Firmen genutzten Server-Infrastruktur für eine zentrale Ablage sowie Administration von Mails und Co. Outlook ist jedoch auch separat vom Einsatz eines Exchange-Servers nutzbar.

Outlook mit Mehrwert: Premium-Funktionen für Microsoft 365-Kunden

Mit einem Microsoft 365-Abonnement benutzen Outlook-Anwender sämtliche Premium-Vorzüge der Computersoftware. Welche erweiterten Features das sind? Wir sagen es Ihnen!

Zunächst einmal verwenden Microsoft 365-Nutzer das Design von Outlook ohne Werbung – eine wesentliche Sache, um im Berufsalltag fokussiert bleiben zu können. Ferner profitieren sie von erweiterten Sicherheitsfunktionen wie einer automatischen Deaktivierung unsicherer Links. Bedeutet: Outlook sieht verdächtige Links in Mails, bei welchen es sich um Phishing oder Scam handeln könnte und zeigt beim Klick auf einen solchen Link einen Warnhinweis an. Potentielle Viren, welche sich im Attachment einer E-Mail befinden können, werden von Outlook gelöscht, auf dass sie überhaupt nicht mehr erst im Posteingang landen noch dazu Schaden verursachen können. Darüber hinaus profitieren Microsoft 365-Nutzer durch erheblich mehr Cloud-Speicher, einem Ransomware-Schutz auf OneDrive sowie einer Nachrichtenverschlüsselung auf alle Daten im Postfach – ganz gleich, ob im Posteingang oder bei den gesendeten Mails.

Besser arbeiten mit Microsoft Outlook: Fünf Profi-Tipps

In inländischen Betrieben ist Outlook als Mail-Client stark gängig. Für Viele ist es am Morgen das erste Computerprogramm, das sie öffnen und abends das allerletzte, welches sie vor Feierabend schließem. Zumal derart viele Menschen tagtäglich mit dem Mail- und Kalender-Tool arbeiten, ist es Zeit für einige Empfehlungen und Tricks, die die Tätigkeiten mit Outlook vereinfachen, einem Zeit ersparen oder schlichtweg helfen, den Posteingang besser im Blick zu haben. Hier kommen 5 absolut geniale Outlook-Ratschläge, die jeder Anwender kennen muss:

1. Kalender teilen: Wer wirtschaftlich zusammen im Team wirken will, der muss nachvollziehen, wann wer disponibel ist, wann Projektteam A wo eine Besprechung hat und an welchem Tag der Kunde für eine Endkontrolle vorbeikommt. Alles das und noch einiges mehr lässt sich in Outlook durch das Sharen von Kalendern realisieren. Dabei lässt sich in Outlook steuern, was man aus seinem Kalender mit wem sharen will – auf diese Weise kann man selbst festlegen, inwieweit man alles teilen will oder beispielsweise bloß den Titel und Standort des Termins. Rat: Durch unterschiedliche bunte Markierungen behält man mühelos den Überblick über unterschiedliche Kalender weiterer Personen und auch den persönlichen Terminen.

2. Schneller arbeiten dank Tastenkürzeln: Wie bei jeder Microsoft-Software verhelfen Tastaturkürzel zu deutlich mehr Wirtschaftlichkeit beim Arbeiten. Anstelle von langem Suchen und Klicken kann man problemlos einige Shortcuts benützen und so viel Zeit sparen. Man braucht diese bloß kennen… Hier die wichtigsten Tastaturkürzel für Outlook: Mit Strg + 1, Strg + 2 und Strg + 3 kann man unter den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) plus Kontakte (3) hin- und herwechseln. Mit Strg + F (Forward) lässt sich eine E-Mail schnell weitersenden. Eine neue E-Mail kann man via Strg + N (New) generieren.

3. Posteingang mit Relevanz: Dieser Tipp richtet sich an alle Nutzer der Outlook-App. Microsoft hält für die mobilen Nutzungen ein sehr hilfreiches Feature bereit, mit dem Ziel, den Eingang auf dem Smartphone automatisch nach relevanten und nicht relevanten Mails zu sortieren – so sieht man mobil bloß das, was man auch tatsächlich sehen sollte. Dazu schlichtweg zwei Posteingänge einrichten: „Relevant“ sowie „Sonstige“. Damit Outlook die Nachrichten selbst korrekt zuordnen kann, ist es sinnvoll, anfangs über die Option „Immer in ‚Relevant‘ verschieben“ (bzw. immer in ‚Sonstiges‘), den Algorithmus anzutrainieren. Je öfter man den „Posteingang mit Relevanz“ verwendet, desto rascher lernt Outlook dazu.

4. Individuelle Regeln erstellen: Wissen Sie, dass man in Outlook sogenannte Regeln erzeugen kann? So lassen sich Routineaufgaben automatisieren. Z. B. könnte man eine Regel erstellen, welche alle eingehenden E-Mails, bei welchen im Betreff „Rechnung“ vorkommt, in den Ordner „Buchhaltung“ schiebt. So spart man sich dies immer manuell machen zu müssen.

5. Auszeiten dank „Nicht stören“: In unserem (Arbeits-) Alltag sind wir damit vertraut, dass allerorts ständig Nachrichten aufpoppen, verschiedene Töne uns News oder eingehende Anrufe bekannt geben und kleine Zahlen für ungelesene Elemente unseren Fokus an sich reißen. Für das Gehirn ist dies purer Stress. Umso relevanter, zwischenzeitlich mal wirklich abzuschalten. Um die Auszeiten nach Arbeitsende oder außerhalb der Arbeitswoche richtig nutzen zu können, ist es ratsam, in der Outlook App auf dem Handy mit der „Nicht stören“-Einstellung einfach mal für Funkstille zu garantieren. So hat man nach Feierband oder am Wochenende schon mal wirklich Pause von den ganzen Pop-up- wie auch Push-Benachrichtigungen ….

Wollen Sie mehr zu Microsoft Outlook im Unternehmenseinsatz erfahren, dann kommen Sie gerne auf uns zu.

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