Sehr geehrte Leser*innen,

Automatisierung, Cloud-Computing, Big Data, künstliche Intelligenz, Internet der Dinge: Der technologische Progress hat die Businesswelt nachhaltig geändert und Firmen in die Lage versetzt, ihre Geschäftsstrukturen zu optimieren, datengetriebene Geschäftsmodelle zu entwickeln und innovative Produkte und Services zu schaffen. Ob es um Resilienz, Agilität, Effizienzsteigerung, innovative Wachstumsmöglichkeiten, Nachhaltigkeit oder Preisvorteile geht - die Möglichkeiten, welche sich aus der fortschreitenden Entwicklung bahnbrechender Technologien ergeben, sind schier unendlich und bieten Unternehmen bereits ungeahnte Chancen.

Laut einer gegenwärtigen Studie des Capgemini Research Institutes passen sich etliche Unternehmen dieser Entwicklung an und setzen den Schwerpunkt auf intelligente Produkte und Dienstleistungen, welche auf digitalen Technologien oder künstlicher Intelligenz basieren. Knapp sieben von zehn Unternehmen sind der Meinung, dass sie ohne Investments in intelligente Produkte und Services Marktanteile verlieren plus Wettbewerbsvorteile gefährden. Es wird erwartet, dass in den nächsten drei Jahren durchschnittlich 28 Prozent des Unternehmensumsatzes aus intelligenten Services kommen werden, obwohl es heute im Schnitt bloß 12 Prozent sind.

Trotz dieser Vorteile führt die Einführung von innovativen Technologien bzw. Technologietrends auch zu unerwarteten Nebeneffekten, primär in Form von Schatten-IT.

Schatten-IT: Was ist Schatten-IT – Eine Definition!

Unter Schatten-IT versteht man den Gebrauch von nicht autorisierten IT-Instanzen im Rahmen eines Unternehmens, welche ohne das Wissen, die Genehmigung oder die Kontrolle der IT-Abteilung genutzt werden. Jene nicht autorisierten Systeme oder Tools werden häufig von Mitarbeitern eingesetzt, um Arbeitsabläufe zu simplifizieren, eine Teamarbeit oder die Ertragsfähigkeit zu potenzieren, ohne dabei die potenziellen Risiken in Bezug auf IT-Sicherheit, Compliance und Datenschutz zu berücksichtigen.

Schatten-IT kann hier sowohl von einzelnen Mitarbeitern als ebenso von ganzen Abteilungen gebraucht werden und umfasst sowohl Hardware-Komponenten wie private oder selbst beschaffte Handys, Router oder Drucker als auch Software-Komponenten beispielsweise Cloud-Dienste, Apps oder selbst entwickelte Anwendungen sowie Skripte.

Warum sollte ich mich für Schatten-IT interessieren?

Die unkontrollierte Verwendung von Schatten-IT stellt eine erhebliche Bedrohung für Unternehmen dar und bringt immense Risiken. Einige der potenziellen Gefahren und Risiken von Schatten-IT sind:

1. Sicherheitsrisiken: Wenn Mitarbeiter Schatten-IT-Tools oder -Dienste ohne die Erlaubnis oder das Wissen der IT-Abteilung verwenden, können Sicherheitsbedrohungen auftreten. Die IT-Abteilung hat keinerlei Überblick über die verwendeten Systeme, was wiederum bedeutet, dass Sicherheitslücken unbekannt bleiben können.
2. Compliance-Risiken: Unternehmen unterliegen meist branchenspezifischen Regeln und Gesetzen, die spezielle IT-Sicherheitsanforderungen anweisen. Die Nutzung von Schatten-IT kann dazu führen, dass Unternehmen diese Richtlinien nicht einhalten, was zu Strafen oder rechtlichen Konsequenzen führen könnte.
3. Verlust von Daten: Wenn Schatten-IT-Tools sowie -Dienste genutzt werden, welche nicht von der IT-Abteilung genehmigt wurden, können sensible Unternehmensdaten in nicht autorisierten Systemen abgespeichert werden. Wenn jene Systeme nicht sicher sind oder nicht regelmäßig gewartet werden, existiert ein hohes Risiko, dass derartige Daten abhandenkommen oder gestohlen werden.
4. Unzureichender Support: Wenn Arbeitnehmer Schatten-IT-Tools oder -Dienste nutzen, die nicht von der IT-Abteilung unterstützt werden, kann das zu technischen Schwierigkeiten führen. Komplett ohne die Förderung der IT-Abteilung kann es kompliziert oder gar unmöglich sein, Komplikationen zu beseitigen, was zu einer Störung der Geschäftstätigkeit leiten kann.
5. Kosten: Schatten-IT-Tools und -Dienste können kostspielig sein, insbesondere wenn sie von etlichen Mitarbeitern verwendet werden. Selbige Kosten können sich summieren und das Budget der IT-Abteilung belasten.
6. Ineffizienz: Wenn Arbeitnehmer unterschiedliche Schatten-IT-Tools und -Dienste nutzen, kann dies zu einer ineffizienten Zusammenarbeit leiten. Es kann schwierig sein, Fakten zu sharen oder zusammenzuarbeiten, wenn jeder Mitarbeiter unterschiedliche Tools einsetzt.

Was können Sie gegen Schatten-IT tun?

Um die Verbreitung von Schatten-IT in Firmen zu umgehen oder einzudämmen, müssen Firmen verschiedene Ansätze in die Wege leiten und dabei sowohl präventive als auch reaktive Maßnahmen in ihre IT-Sicherheitsstrategie einbeziehen. Ein wichtiger erster Schritt besteht darin, die Bedürfnisse und Anforderungen der Arbeitnehmer zu ermitteln und geeignete, genehmigte Tools sowie Anwendungen bereitzustellen, die ihre Produktivität supporten, ohne die Sicherheit zu gefährden. Andere präventive sowie reaktive Maßnahmen umfassen:

• Sensibilisierung und Schulung: Durch regelmäßige Schulungen sowie Sensibilisierungsmaßnahmen können Arbeitnehmer über die Risiken der Schatten-IT informiert und diesen die Bedeutung der Einhaltung von IT-Sicherheitsrichtlinien wie auch IT-Vorschriften vermittelt werden.
• Richtlinien und Prozesse: Firmen sollten konkrete und verständliche Regelungen für die Nutzung von IT-Ressourcen und Anwendungen erstellen und in regelmäßigen Abständen aktualisieren. Diese Richtlinien sollten die Benutzung von Schatten-IT explizit ansprechen und angemessene Sanktionen für Verstöße festlegen.
• IT-Audit und Überwachung: Die Umsetzung kontinuierlicher IT-Audits und die Einführung von Überwachungssystemen können dazu beitragen, eine Verwendung von Schatten-IT und nicht genehmigten Applikationen aufzudecken und verdächtige Aktivitäten rasch zu ermitteln.
• Zugangskontrollen und Identitätsmanagement: Unternehmen sollten stabile Zugangskontrollen und Identitätsmanagement-Systeme implementieren, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Nutzer Zugang zu sensiblen Informationen und Systemen haben.
• Offene Kommunikation und Feedback-Kultur: Die Unterstützung einer offenen Kommunikations- und Feedback-Kultur, in der Arbeitnehmer ermutigt werden, Bedenken bezüglich der IT-Sicherheit auszudrücken und Vorschläge für Verbesserungen zu machen, kann hierzu führen, Schatten-IT-Anwendungen proaktiv zu identifizieren und gemeinschaftlich Lösungen zu erstellen.
• Incident Response und Notfallplanung: Unternehmen sollten Incident-Response-Pläne erstellen, welche klare Verantwortungsbereiche sowie Methoden für den Umgang mit Sicherheitsvorfällen im Zusammenhang mit Schatten-IT definieren. Jene Pläne sollten in regelmäßigen Abständen überprüft und aktualisiert werden, um zu garantieren, dass diese auf dem aktuellsten Stand der Technik sind sowie den sich wechselnden Bedrohungen und Risiken gerecht werden.

Schatten-IT: Die Vorteile!

Ungeachtet der Gefahren, die mit dem Gebrauch von Schatten-IT verknüpft sind, gibt es ebenfalls ein paar Vorteile. Wenn Arbeitnehmer selbstständig Programme auswählen und implementieren können, kann dies zu einer Verbesserung ihrer Zufriedenheit und Bindung an das Unternehmen beitragen. Sie sind motiviert, die eigene Produktivität zu steigern und ihre Arbeit besser zu machen. Des Weiteren kann das Einbeziehen von Mitarbeitern bei der Auswahl neuartiger Softwarelösungen hierzu beitragen, dass sie diese besser akzeptieren und gebrauchen.

Ein anderer Vorteil von Schatten-IT ist die Reduzierung des Workloads für eine IT-Abteilung. Obwohl nicht alle Schatten-IT-Lösungen sicher oder nützlich sind, können einige von ihnen dennoch den Aufwand einer IT-Abteilung reduzieren. Mitarbeiter können sich um die Durchführung und Nutzung bestimmter Anwendungen eigenständig kümmern und somit die IT-Abteilung dadurch entlasten. Letztere kann sich somit auf anspruchsvollere Aufgaben mit größeren geschäftlichen Vorteilen fokussieren.
Ein weiterer Vorteil von Schatten-IT besteht in der Zeitersparnis für die Mitarbeiter. Statt Anträge für ein neues Tool einzuschicken und auf die Umsetzung durch ihre IT-Abteilung zu warten, könnten Mitarbeiter eine Anwendung selbst konfigurieren und augenblicklich nutzen. Das kann zu einer besseren Nutzung von Arbeitszeit und Ressourcen führen.

Fazit: Keine Angst vor Schatten-IT!

Realität ist: Schatten-IT bleibt ein zweischneidiges Schwert für Unternehmen. Einerseits kann diese die Arbeit in Schwung bringen und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern. Andererseits birgt diese erheblichen Risiken für die IT-Sicherheit, Compliance und Datenschutz mit sich. Um diese komplexen Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen, ist eine ganzheitliche und umfassende IT-Sicherheitsstrategie erforderlich, die sowohl präventive als auch reaktive Methoden beinhaltet. Durch die gründliche Implementierung solcher Strategien sind Firmen in der Lage, nicht nur die Gefahren der Schatten-IT weitreichend zu reduzieren, sondern auch eine sicherere, effizientere sowie produktivere Arbeitsumgebung für ihre Arbeitnehmer zu entwerfen.

Möchten auch Sie sich mit einer ganzheitlichen und umfangreichen IT-Sicherheitsstrategie vor den Gefahren von Schatten-IT absichern? Oder haben Sie noch Ansuchen zum Thema? Sprechen Sie uns an.