Sehr geehrte Leser*innen,
„Lage, Lage, Lage“, so nennt man es im Immobilen-Business, wäre das Elementarste. Für jedwedes moderne Unternehmen gilt in diesem Sinne: „Daten, Daten, Daten“. Absolut alles, das irgendwie innerhalb des Unternehmens erfolgt, findet in Form von Daten Ausdruck. Seien es E-Mails, Geschäftspapiere, Dokumente, Bilddateien oder auch Rechnungsdokumente. In jedem Unternehmen – irrelevant, ob größer oder kleiner – handelt sich letztlich alles um Datenmaterial. Und wo werden sämtliche Daten gespeichert? In der Regel in einer Datenbank. Ist man nicht gerade in der IT aktiv, dann beschäftigt man sich mit diesem Thema im Regelfall eher selten. Dabei ist es weniger kompliziert, als man vorerst vielleicht annimmt: Mithilfe von Datenbanken lassen sich Daten strukturieren, organisieren und speichern wie auch ganze Prozessabläufe darstellen und automatisieren. Das Prinzip dabei sind mathematische Verflechtungen zwischen Objekten.
Das Datenbankmanagementsystem aus dem Hause Microsoft heißt „Access“. Etliche Vorlagen sowie Konzepte machen es auch Einsteigern simpel, erste eigene Datenbanken zu gestalten. Das Tool ermöglicht es Firmen deshalb, schnell und einfach maßgeschneiderte Datenbankanwendungen für ihre Unternehmensprozesse zu erschaffen und zu verwalten – auch ganz ohne Datenbank-Berater. Nach der Erzeugung lassen sich Access-Datenbanken unkompliziert allen Mitarbeitern abrufbar machen, die Zugang dazu benötigen.
Um Microsofts Datenbankmanagementsystem einsetzen zu können, ist ein Office-365-Abonnement notwendig. Befreit hiervon sind die Enterprise-Pläne für größere Unternehmen, die keine Access-Lizenzen, sondern Lizenzen für SQL-Server enthalten, da nämlich jene mehr für die datenbanktechnischen Bedürfnisse großer Benutzerzahlen angepasst sind. Wer kein Abonnement zahlen will oder benötigt, kann Microsoft Access darüber hinaus als unabhängige Software kaufen.
Funktionen von Access im Überblick
Um begreifen zu können, was Access genau verrichten kann, sollte man wissen, was Datenbanken eigentlich sind und wofür sie verwendet werden. Wie der Name schon erahnen lässt, dreht es sich bei der Datenbank um eine Art elektronische Administration von Daten oder Dateien. Ganz vergleichbar mit Excel sind auch Datenbanken aus Tabellen. Der Zweck einer Datenbank ist es, Daten systematisch ordnen und speichern zu können – und die Daten hierbei ebenfalls filterbar, durchsuchbar sowie visuell darstellbar zu machen.
Stellt man sich zum Beispiel eine Auflistung von Adressen vor, die aus Kundendaten gemacht ist. Jene umfassen neben den Kundenstammdaten wie Name, E-Mail und Adresse auch Daten aus einem Auftrags- und Bestellwesen. Ein Datenbank-Tool wie Microsoft Access bringt nun die Möglichkeit, solche Daten in Gestalt von Tabellen gut geordnet zu speichern sowie Abfragen zu erstellen, um die Datensätze sieben und ordnen zu können. Selbstverständlich sind auch automatische Datenimporte wie auch Datenexporte ausführbar, etwa in Gestalt von CSV-Dateien, wenn man die Daten beispielsweise für ein Weihnachtsmailing nutzen will.
Im Gegenteil zum Tabellenkalkulationsprogramm Excel – das etliche dieser Funktionen ebenfalls abdecken würde – verfügt Access zudem über die Funktionalität, sogenannte Integritätsbedingungen darzulegen, d.h. Verflechtungen zwischen den jeweiligen Daten herzustellen. Daher ist Access auch hierfür nützlich, um Prozesse und Abläufe darzustellen und jene zu automatisieren. Ein typischer Gebrauchszweck für Microsoft Access in Firmen ist eine Datenbank, die den Warenbestand zeigt. Vom Einkauf über die Lagerung bis hin zur Auftrags- und Bestellverwaltung einschließlich einer automatischen Rechnungserstellung lässt sich all das mit Access durchführen. Und selbstverständlich kann genauso die Kundendatenverwaltung inklusive Datenexport für ein Kundenmailing ein Modul dieses Einsatzszenarios sein.
Microsoft Access: Darum sollten Sie die Lösung einsetzen
Der große Benefit von Microsoft Access ist seine Benutzerfreundlichkeit. Wer bereits mit Office, Excel & Co. vertraut ist, wird sich rasch in Access auskennen. Die allermeisten Grundfunktionen sind komplett auf der Hand liegend und ganz ohne ein tiefes Datenbankwissen oder auch Entwicklerwissen verständlich – was aber keinesfalls heißt, dass Access einen geringen Funktionsumfang besitzt, ganz im Gegensatz! Je häufiger man sich mit dieser Datenbanklösung beschäftigt, desto genauer kann man einsteigen.
Für kleinere bis mittelständische Firmen mit bis zu zehn simultanen Nutzerzugriffen, welche ohnehin bereits über eine Enterprise-Lizenz verfügen, ist Access somit der ideale Auftakt in eine Welt der Datenbanken. Das Datenbankmanagementsystem kommt aber an seine Grenzen, wenn besonders große Datenmengen bearbeitet werden müssen oder eine hohe Zahl an Nutzern simultan auf die Daten zurückgreifen wollen. Genau dann bietet es sich an, die Daten aus Access in einen SQL-Server oder zu Microsoft Azure SQL zu migrieren. Microsoft hat hier mitgedacht: Auch die „kleine“ Lösung Access basiert bereits auf einer SQL-Engine, was wiederum eine flexible Skalierung im Falle eines Unternehmenswachstumes mühelos gestaltet.
Eine Schwäche hat Microsoft Access allerdings: Im Gegenteil zu Word, Excel und anderen Produkten der Office-Familie ist Access nicht für Mac OS verfügbar, sondern bloß für Windows. Zudem gibt es auch keine nativen Apps für Tablets oder Smartphones. Für wen das keine Hindernisse sind, für ebenjenen ist Access die perfekte Einsteiger-Datenbankmanagementsoftware.
Haben Sie Fragen zum Thema Datenbanken generell oder Microsoft Access im Besonderen? Wir helfen gerne – rufen Sie uns einfach an.
