Sehr geehrte Leser*innen,
Milch kaufen, Geburtstagsgeschenk für Anne besorgen, Rechnung Stadtwerke bezahlen, Produktangebot Musterfirma raussenden – bis Dienstag! Der Alltag wimmelt von zu erledigenden Tätigkeiten, die es im Kopf zu behalten gilt. Um dabei nichts Wichtiges zu verpassen, eignen sich simple Todo-Listen bzw. bunte Klebezettel, auf denen wir alle überfälligen Tasks aufschreiben können. Wer es eher digital mag, dem stehen eine ganze Menge von „Todo-Listen-Apps“ zur Verfügung. Wir schauen uns heute die Möglichkeit der Microsoft To-Do einmal genauer an – und vergleichen sie mit seinem mächtigsten Konkurrenten Todoist.
In dieser komplexen Welt, welche ständig sowie flächendeckend unsere Aufmerksamkeit verlangt, erscheint es quasi ausgeschlossen, sich absolut alles merken zu können. Die Möglichkeit, um Übersichtlichkeit in das Durcheinander zu schaffen: Todos aufschreiben sowie untereinander in Listenform sammeln – parat, abgehakt zu werden. Todo-Listen lassen sich ganz herkömmlich auf dem Papierblatt in einem Block oder digital anlegen. Wer seine Todo-Listen von verschiedenen Devices aus einsehen sowie abarbeiten will, dem seien Todo-Listen-Apps empfohlen. Jene Werkzeuge assistieren dabei, keine Sache mehr zu übersehen und versprechen mehr Produktivität und Organisation im Alltag.
Aus psychologischer Sichtweise ist es immens hilfreich, überfällige Angelegenheiten aufzuschreiben – weil auf diese Weise können wir den Gedanken erst einmal ignorieren und uns mit mehr Konzentration und voller Aufmerksamkeit unserer topaktuellen Angelegenheit hingeben, anstatt parallel zu versuchen, zig Punkte im Hinterkopf zu haben. Erst einmal in einer Todo-Liste gespeichert, ist es deshalb, als ob wir im Task-Manager unseres Gehirns unnötige Vorgänge abhaken und auf diese Weise unsere Arbeitsspeicher-Kraft verbessern. Parallel hat das Abhaken von Aufzählungen auf einer Todo-Auflistung natürlich ein ungemein erfüllendes Gefühl! Es bringt Transparenz, lässt uns produktiv fühlen plus beflügelt uns, die nächsten Aufgabenstellungen mit Elan anzugreifen.
Microsoft To-Do unter der Lupe
„Wunderlist“ galt lange als das perfekte Tool rund um Todo-Listen. Doch inzwischen ist die Applikation nicht mehr erhältlich. Der Grund: Microsoft kaufte Wunderlist auf und ließ das Know-how der Option in die eigene To-Do-Listen-Lösung integrieren.
Microsoft To-Do ist ein hilfreiches Tool, das einem dabei hilft, Tasks zu organisieren und zu priorisieren. To-Do ist ebenso nützlich, um Terminierungen sowie Hinweise zu erstellen. Es gibt eine Software-Lösung für den Browser, als native Windows- und macOS-Anwendung sowie als App (Android und iOS).
Innerhalb von Microsoft To-Do lassen sich ganz einfach Aufgabenstellungen einrichten sowie erledigen. Um auch im Kollektiv zusammen tätig sein zu können, kann man den Tasks auch Bearbeiter zuweisen. Ebenso kann man Tasks nach Wichtigkeit, Erstellungsdatum oder anderweitigen Merkmalen ordnen. Für maximalen Standard lassen sich auch Notizen sowie Anhänge an Tasks heften. Natürlich ist es auch machbar, Aufgaben mit Deadlines zu versehen und sich Erinnerungen einzustellen. In einer Liste werden einem übersichtlich alle Todos dargestellt – für einen noch verbesserten Gesamtüberblick kann man diese anhand von Gruppen bündeln und ordnen.
Vorteile von Microsoft To-Do:
• Nahtlose Integration in Microsoft 365 (z. B. zu Microsoft Outlook & Planner)
• Gratis für alle Inhaber eines Microsoft-Zugangs
• Automatische Synchronisation von Tasks über das Office 365-Konto (wenn gewünscht)
• Apps für alle Gerätschaften & Betriebssysteme erhältlich
Nachteile von Microsoft To-Do:
• Mehrere Konten werden akzeptiert, können aber nicht zusammengeführt werden (d. h. man muss zwischen den Konten wechseln)
• Das Sharen von Listen zwischen privaten Konten sowie Businesskonten wird nicht unterstützt
• Bei etlichen Tasks kann man die Übersicht verlieren
Microsoft To-Do und Todoist im Vergleich
Todoist wurde genau wie Microsoft To-Do entwickelt, um Tasks überschaubar im Blick zu behalten sowie selbige effizient abarbeiten zu können. In der Funktionsvielfalt sind die beiden Tools sehr vergleichbar – Todos erstellen, Erinnerungen einrichten, Fälligkeitstag hinterlegen, Prios setzen, Anmerkungen schreiben und Co. sind in beiden Softwares vergleichbar möglich.
Im Gegenteil zu To-Do ist Todoist jedoch nicht vollständig kostenlos. Es gibt eine kostenlose Version, dennoch können in dieser kostenfreien Version keine Anmerkungen hinzugefügt werden – dies ist bloß in der kostenpflichtigen Premium-Version machbar. Wer daher den gleichen Funktionsumfang wie bei To-Do von Microsoft haben möchte, muss bei Todoist zahlen. Dafür erhält er dann aber auch eine – wie einige Nutzer finden – bisschen modernere Nutzeroberfläche, wenngleich dies natürlich immer eine Geschmacksfrage ist.
Weiterer Nachteil für Todoist im Vergleich zu To-Do: Es gibt kaum so nahtlose Integrationsmöglichkeiten in bestehende Microsoft-Anwendungen wie Outlook. Wer ohnehin schon Microsoft-Office-Produkte im Gebrauch hat, für den ist To-Do deshalb zu empfehlen. Und wer mit To-Do an seine Limitierungen gelangt, für den ist nicht Todoist eine potentielle Option, sondern eher das Programm Microsoft Planner, da Todoist vom Funktionsumfang nicht mehr bietet als To-Do, auch wenn es kostenpflichtig ist.
Andere Alternativen zu Microsoft To-Do oder Todoist sind beispielsweise die Anwendungen „Remember The Milk“, „Any.do“, „TickTick“ und „Trello“.
DSGVO & Microsoft To-Do: Passt das zusammen?
Wer über den Gebrauch von Microsoft To-Do als Aufgabenplanung nachdenkt plus bereits Microsoft 365 nutzt, hat sich sicherlich bereits mit den damit einhergehenden Datenschutzherausforderungen befasst. Denn: Der Einsatz von Microsoft 365 ist per se vorerst nicht DSGVO-standardisiert! Es besteht somit Handlungsbedarf, um den Einsatz nach europäischem Recht sicher und rechtlich valide zu machen. Unternehmen, welche 365-Abonnenten sind und dies noch nicht getan haben, müssen es demzufolge schleunigst machen. Was genau zu unternehmen ist? Eine Risikoeinschätzung mit einem Datenschutzbeauftragten, eine Absprache mit der Compliance Abteilung wie auch eine strenge Konfiguration des Dienstes seitens der IT (Abschalten aller nicht dringend nötiger Services sowie sämtlicher Dienste, welche nicht auf EU-Servern gehostet werden).
Wer schon seine Hausaufgaben gemacht hat, der kann beim Einsatz von To-Do beruhigt aufatmen: Microsoft To-Do verwendet „Exchange Online“ zur Speicherung und Synchronisierung der Daten und selbige befinden sich auf inländischen Servern. Heißt konkret: Bei Verwendung von Microsoft To-Do werden alle Aufgaben in einem Exchange Online-Postfach gesammelt, indem beispielsweise ebenso Mails und Kontakte sind. Für einen Datenschutz ist das gut, dass für Exchange bereits mehrere Compliance- wie auch Sicherheitsregeln gelten hinsichtlich des Datenverkehrs.
Die Datenübertragung findet bei To-Do im Übrigen ausschließlich verschlüsselt statt. Ein minimales Restrisiko dafür, dass eventuell personenbezogene Daten unrechtmäßig an amerikanische Strafverfolgungsbehörden weitergeleitet werden, bleibt allerdings erhalten beim Einsatz von To-Do – dagegen bringt nur Abhilfe, äußerst wenig bzw. im Optimalfall keinerlei vertraulichen Daten in der Task-Management-Anwendung zu sichern.
