Sehr geehrte Leserinnen und Leser,
die Corona-Epidemie und das hiermit einhergehende Home-Office-Gebot war für Microsoft Teams der größte Erfolgsfaktor jeher. Während im November 2019 etwa 20 Millionen jeden Tag die Kollaborationssoftware MS Teams verwendeten, wuchsen die Werte ab März 2020, somit ab Anfang der im Grunde weltweit geltenden Pflicht oder Ratschlag zum Home-Office, konstant rapide an. Etwa ein Jahr danach im April 2021 verbucht die Software ganze 145 Millionen Nutzer täglich – ein in der Tat explosionsartiger Zuwachs. Doch warum hat die Software eigentlich durch die Etablierung des Home-Office so extrem Gewinn gemacht? Über welche Möglichkeiten verfügt Teams? Und ist die Teams-Lösung eigentlich zuverlässig?
Microsoft Teams ist eine Software, welche kleine wie auch größere Gruppen oder Abteilungen dabei hilft, leistungsfähig und transparent im Kollektiv zusammenzuarbeiten. Das Programm ist also eine Gesprächs-, Aufgaben-, Besprechungs- sowie Termin-Plattform in einem. Sämtliche in MS Teams geteilten Informationen stehen stets allen Teammitgliedern (je nach ihrer Berechtigungen) zur Verfügung und lassen sich zentral bearbeiten und im Sinn der Transparenz von jedem kommentieren. Mit Teams wird es machbar, miteinander im Kollektiv an Dokumenten zu arbeiten, Video- wie auch Telefonkonferenzen abzuhalten, darüber hinaus zu kommunizieren – egal ob 1:1 oder in Personengruppen. Im Zuge dessen erklärt sich zudem, warum MS Teams im Verlauf der Corona-Pandemie und der dadurch verursachten Tätigkeit aus dem Home-Office raus solcherart extremen Zulauf an frischen Benutzern hatte: Die Computersoftware hat alles, was man benötigt, um als Gruppe digital an einem Strang ziehen zu können. Die 2017 herausgebrachte Software eignet sich im Zuge dessen übrigens für sämtliche Unternehmensgrößen – vom Kleinunternehmen über den Mittelstand bis hin zum Großkonzern, was ein weiterer Erfolgsfaktor dieses Kollaborationstools wäre.
Microsoft Teams ist Baustein der Abonnements von Microsoft 365. Erhältlich ist MS Teams für Windows, macOS und Linux ebenso wie iOS und Android – es läuft nämlich sowohl auf Computern als auch mittels mobiler App auf Smartphones und Tablets.
Ein Überblick über die vielfältigen Funktionen von Teams
Die Bezeichnung der Software lässt es bereits vermuten – Teams sind bei der gleichnamigen Microsoft-Software ganz klar im Mittelpunkt. Ebendiese Teams können Bereiche oder Projektteams sein, welche lang, mittel- wie auch bloß spontan existieren. Neben Teilnehmern aus dem individuellen Unternehmen können zudem externe Individuen Teil eines derartigen Teams sein, wie Dienstleister, Partner oder Kunden. Des Weiteren können Gruppen, derart heißen die Einheiten in Microsoft Teams, offen und verschlossen sein – offenen Gruppen kann jeder beitreten, zu geschlossenen Gruppen erhalten Sie lediglich Zutritt, wenn ein Nutzer der Gruppe Sie auffordert.
Zusätzlich zu Gruppen gibt es in Teams auch Kanäle – das sind jene Orte, an denen Gruppen sich austauschen, Dokumente wie auch Notizen speichern, Termine einrichten und vieles mehr. Innerhalb der Kanäle findet folglich im Wesentlichen die tatsächliche Arbeit statt. Jeder Anwender, welcher einen Kanal abonniert hat, wird unaufgefordert über Neuerungen innerhalb dieses Kanals up-to-date gehalten. Erwähnt (sog. taggen) ein Nutzer eine bestimmte Person mit vorangestelltem @-Symbol, wird jene zudem zusätzlich benachrichtigt.
Um nahtlos mit den anderen Tools der Microsoft-Familie agieren zu können, lassen sich in Teams Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Access problemlos einbinden. Eine stufenlose Anbindung ist jedoch nicht bloß an Programme aus der Microsoft-365-Welt möglich – auch externe Services wie YouTube, Wikipedia oder etwa Twitter können Sie in Teams einbinden, um bloß einige der gegenwärtig über 50 Apps sowie Konnektoren zu erwähnen.
Man kann folglich via Teams sämtliche Dateien im selben Augenblick gemeinsam modifizieren und muss keine Dateien mehr hin- und herschicken, weil diese zentral an einer Stelle für alle zugreifbar gespeichert sind. Als Ablageorte für Dateien sind normalerweise SharePoint oder OneDrive, der Cloud-Speicher von Microsoft, möglich. Es lassen sich aber auch problemlos andere Cloud-Plattformen wie Google Drive oder Dropbox nutzen als zentrale Speicherorte für die Dateien, die während der Teams-Sitzung hochgeladen und überarbeitet werden.
Obendrein zu den Kanälen gibt es Chats, in denen sich zwei oder mehr Benutzer austauschen können. Da sich Chats zudem mit Anhängen versehen lassen, Sie Fotos senden und gar Dringlichkeitsstufen auswählen können, macht die Chat-Funktion von Microsoft Teams interne E-Mails in Betrieben komplett unnötig.
Der in Teams eingebundene Kalender macht es möglich, Termine, Besprechungen sowie Events im Blick zu bewahren und zu planen. Für bestmöglichen Service sind Outlook-und Teams-Agendas immer automatisch synchron plus ein Einladen zu Teams-Meetings ist direkt aus Outlook raus möglich.
Mit ebenjener Kollaborationssoftware Teams lassen sich im Übrigen Video-Meetings planen und umsetzen. Im Zuge dessen ist selbstredend zudem ein Teilen eines Bildschirms realisierbar, wie Sie das vermutlich von Skype oder Zoom kennen. Ebenso sind die Möglichkeiten Chat, Handzeichen und eine Aufzeichnung des Calls durchführbar. Teams verfügt zudem über ein innovatives Highlight: Es ist eine automatische Umschrift der Besprechung möglich.
… und damit Sie stets über all das, was in Teams geschieht, informiert sind, gibt es den Newsfeed. Das Design erinnert an Social Media Seiten und zeigt in einem Feed alle möglichen Informationen zeitlich gegliedert an, welche von Bedeutung sind für die Projekte, an denen Sie kooperieren.
Kleiner Tipp: Wenn Sie Teams bereits nutzen, geben Sie mal „/wasistneu“ in Ihre Suchleiste ein – auf diese Weise erkennen Sie die aktuellsten Änderungen an der Computersoftware und können sich über neue Features im Rahmen von Teams auf dem Laufenden halten.
Ist der Einsatz von Microsoft Teams in Unternehmen sicher?
Sobald in einer Computersoftware die gesamte interne Kommunikation plus Dateien verschiedenster Art, zudem mit sensiblen Informationen, geteilt wie auch weiterverarbeitet werden, ist logischerweise der Sicherheitsaspekt kritisch zu beleuchten. Gewiss ist Microsoft sich dieser Verantwortung klar und schützt darum alle in Teams eingelagerten Dokumente mit der hauseigenen, proprietären Festplattenverschlüsselungsmethode BitLocker. Zudem kommt ein Distributed Key Manager zum Gebrauch, der hierfür sorgt, dass bloß berechtigte Personen Zugriff auf den Code haben, welcher nötig ist, um diese verschlüsselten Dokumente zu entschlüsseln.
Um eine verlässliche Übertragung der Daten zwischen dem PC des Nutzers und dem Rechenzentrum zu garantieren, findet eine TLS- sowie SRTP-Verschlüsselung statt.
Um den strengen europäischen Bedingungen gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu berücksichtigen, löscht Microsoft sämtliche personenbezogenen Informationen, welche ein Nutzer oder Verwalter in Teams gelöscht hat, innerhalb von 30 Tagen – und natürlich an sämtlichen Speicherorten. Darüber hinaus haben Betriebe die Möglichkeit, ihre in Teams verarbeiteten Daten auf Wunsch ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland zu speichern.
Teams ist mit üblichen regulatorischen Sicherheitsstandards wie ISO 27001, 27018 oder HIPAA Business konform. Um die Anforderungen zu erfüllen, verfügt die Computersoftware beispielsweise über eine team- sowie organisationsweit im Active Directory konfigurierbare Zwei-Faktor-Authentifizierung plus Single Sign-On. So ist auch ein geschützter Einsatz von Teams auf den privaten mobilen Endgeräten der Nutzer durchführbar.
Wer auf Nummer super-sicher gehen möchte, kann ebenso eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Teams installieren. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass keiner – nicht mal Ordnungshüter oder Microsoft selbst – Zugriff auf die in Teams abgespeicherten Unternehmensdaten erhält.
Wenn Sie Interesse haben, eine solche Verschlüsselung für Ihre Teams-Nutzung im Unternehmen umzusetzen, kontaktieren Sie uns gerne. Ebenso unterstützen wir Sie gerne, wenn Sie Ihre Datenansammlung aus Teams beispielsweise in ein deutsches Rechenzentrum bringen möchten. Wir sind Ihr Ansprechpartner rund um Microsoft Teams!
