Sehr geehrte Leser:innen,
eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit, ein Arbeitnehmer-Quiz anlässlich eines Firmenjubiläums oder aber die Abfrage von Essensvorlieben für ein Event: Immer wieder begegnen einem im (Arbeits-) Alltag einfache oder ebenfalls umfangreiche Umfragen. Ein brauchbares Instrument für eine Generierung solcher Umfragen ist Microsoft Forms. Mit Microsoft Forms lassen sich unterschiedlichste Quiz, Fragebögen und Tests erstellen und evaluieren. Die Daten können am Ende auf Wunsch in Microsoft Excel überführt und dort weiterbearbeitet werden.
Was ist eigentlich Microsoft Forms?
Microsoft Forms ist ein cloudbasierter Dienst, welcher es Nutzern erlaubt, Formulare zu generieren, auszufüllen wie auch zu analysieren. Forms kann für eine Menge von Zwecken genutzt werden, beispielsweise um eine Befragung zur Kundenzufriedenheit auszuführen, einen Test zu erstellen oder Feedback von Mitarbeitern zu erfassen. Ein typischer Einsatzbereich ist auch die wissenschaftliche Umfrage im Rahmen einer akademischen Arbeit oder zu ähnlichen akademischen Zwecken.
Microsoft Forms ist eine leicht verständliche, trotzdem leistungsstarke Umfrage- sowie Formular-Erstellungs-App, die in Office 365 inkludiert ist. Es ist ein großartiges Tool für kleine Unternehmen, welche einfache Umfragen oder Formulare erstellen möchten, ohne dafür ein externes Tool kaufen zu müssen. Das Tool steht allen Kunden von Office 365 Education sowie sämtlichen Microsoft 365 Apps for Business-Kunden plus auch generell allen Benutzern mit einem Microsoft-Account (Hotmail, Live oder auch Outlook.com) kostenfrei bereit. Um das Werkzeug nutzen zu können, braucht man sich nur auf der Internetseite forms.office.com registrieren – schon kann man mit der Erstellung von Umfragen, Testverfahren sowie Abstimmungen beginnen!
Forms besticht durch eine klare Usability und liefert eine Vielzahl von Layouts und Umfrage-Vorlagen mit, die kostenlos genutzt werden können. Nach der Erstellung einer Umfrage kann man mit einem Link andere einladen, an der Umfrage teilzunehmen – was mit nahezu jedem Internetbrowser und mobilen Gerät möglich ist. Microsoft Forms bietet zudem eingebaute Untersuchungen zur Bewertung der bekommenen Antworten plus ermöglicht einen Datenexport nach Excel zur weiteren Verarbeitung.
Microsoft Forms: Die Stärken des Tools
Für sämtliche Nutzer der Microsoft-Welt bringt Forms einen riesigen Vorteil: Die Fragebögen sind nahtlos integrierbar in Excel, Teams, SharePoint und Co. Auf diese Weise können beispielsweise interne Umfragen unmittelbar in der Teams App ausgefüllt werden, in den jeweiligen Räumen, wo diese gebraucht werden.
Mit Forms lassen sich jegliche erhobenen Daten im Nullkommanichts in Form von Echtzeitdiagrammen visualisieren – so kann man seine Ergebnisse ebenso optisch optimal auswerten sowie die Erkenntnisse weiternutzen, um diese zu zeigen, in Berichten einzubauen, auf der Website einzubinden, etc.. Außerdem ist Microsoft Forms in der Position, automatische Berichte zu erstellen – wirklich smart! So lassen sich aus den theoretischen Ergebnissen unmittelbar Maßnahmen folgern sowie Schlüsse ziehen.
Welche Nachteile hat Microsoft Forms?
Microsoft Forms ist zwar kostenlos, hat allerdings eine Einschränkung im Umfang. Somit können Nutzer mit Office 365 für Einrichtungen und Microsoft 365 Apps for Business bis zu 200 Formulare erstellen, bei welchen jedes Formblatt bis zu 50.000 Antworten erhalten kann. Die aber, welche Microsoft Forms-Benutzer über ein Microsoft-Konto (Hotmail, Live oder Outlook.com) benutzen, können ebenso bis zu 200 Formulare erstellen, an dieser Stelle kann jedes Formular jedoch wesentlich weniger Antworten haben: Bei gebührenpflichtigen Konten sind es bis zu 1.000 Stellungsnahmen; bei kostenlosen Konten nur bis zu 200 Stellungsnahmen.
In den meisten Gegebenheiten sollte dies reichen – in der Tat ist es lästig, schon reichlich Mühe in eine Umfrage gesteckt zu haben, um anschließend festzustellen, dass die Möglichkeiten zur Antwort keinesfalls genügend sind und man in einem neuen Tool von vorne anfangen muss... Ratschlag für alle, welche regulär Forms nutzen: Um „Platz“ für Antworten einzusparen, kann man schlichtweg bestehende Antworten alter Umfragen in eine Excel-Arbeitsmappe bringen sowie jene anschließend aus der Befragung löschen.
Weitere Schwächen von Microsoft Forms: Die Umfragen sind nur bedingt wandlungsfähig und es stehen keine optionalen Features bereit. Zudem gibt es eine eingeschränkte Anzahl an Fragen sowie Antwortmöglichkeiten.
Doodle, LamaPoll & Co. – ein Vergleich
Dienstleister von Umfrage- und Befragungstools gibt es zahlreich. Microsoft Forms ist daher bloß eines von vielen. Die Konkurrenz ist also groß. Zu den am häufigsten verwendeten Methoden zählen SurveyMonkey, Doodle, Typeform, Jotform, Lime Survey, LamaPoll und Google Forms.
Während die Funktionsvielfalt bei sämtlichen Tools recht ähnlich ist, differieren die Preise enorm! Von kostenfrei bis mehreren hundert Euro im Monat ist alles dabei. Hat man keine speziellen Bedingungen, reichen kostenlose Tools wie Microsoft Forms definitiv aus – nur wenn es speziell wird, ist ein prüfender Blick unerlässlich. Doch sofern es nicht nötig ist, ist unser Rat: Sparen Sie sich den teils mühsamen Weg durch den Software-Dschungel.
... und was ist mit dem Datenschutz?!
Sämtliche Fakten aus den Umfragen, die mittels Microsoft Forms gemacht und gebündelt werden, sind auf Servern in den USA und Europa abgespeichert. Für sämtliche Kunden, die ihren Standort in Europa haben, werden einzig europäische Rechenzentren verwendet, um die DSGVO einzubeziehen. Die Übermittlung der Daten geschieht lediglich verschlüsselt.
Demzufolge kann man sagen: Ja, eine DSGVO-konforme Verwendung von Microsoft Forms ist möglich. Allerdings ist zu berücksichtigen, dass es bei Microsoft Forms nicht machbar ist, dass ein Administrator relevante Compliance- und Sicherheits-Einstellungen durchführt, anstatt dessen hat der Verfasser jeder Befragung selbst die Verantwortlichkeit, seine Befragung DSGVO-konform zu erstellen.
Generell sollten bei einer Umfrage bloß tatsächlich benötigte Daten gesammelt werden – personenbezogene Daten, besonders sensibler Herkunft, haben dort nichts zu suchen! Außerdem ist ebenfalls bei anonymisierten Umfragen darauf zu achten, dass keinerlei Rückverfolgungen zu der jeweiligen Person möglich sind – führt man etwa eine Umfrage in einem kleinen Team durch, in welchem es nur zwei Frauen gibt, so kann eine Unbekanntheit ggf. nicht gewährleistet werden, sodass die Frage nach Geschlecht gemäß ausgelassen werden müsste.
Zudem ist wichtig zu wissen, dass beim Aufruf einer Umfrage, die mittels Microsoft Forms erarbeitet wurde, bereits Daten erfasst werden, beispielsweise die IP-Adresse, bei welcher es sich gemäß DSGVO um ein personenbezogenes Datum handelt. Leider bietet Microsoft derzeit kein Consent-Management an, welches eine Ermächtigung zum Setzen der Cookies anfragt – und dabei nutzt das Tool eine ganze Reihe von Cookies! Will man das Programm DSGVO-konform einsetzen, muss man also bezüglich der Cookies sowie dem Consent-Management selbst Hand anlegen.
Rat: Zudem sollte ein entsprechender Datenschutzhinweis zu Beginn der Befragung auftreten. Die erste Frage sollte eine Einwilligung der Personen anfragen sowie beispielsweise so lauten: „Stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der beschriebenen Zwecke zu?“ – und bloß wenn der Teilnehmende ausdrücklich „Ja“ sagt, darf die Befragung überhaupt beginnen.
